Perguntas Frequentes: Software de gestão de frotas

O FleetMax é um software de gestão de frotas, desenvolvido em Portugal pela SparkleIT, que permite a empresas de qualquer dimensão gerir veículos e máquinas numa só plataforma, acessível via web e app mobile. Centraliza ativos, despesas, manutenções, contratos, localização GPS e reservas, substituindo folhas de Excel e documentos dispersos.

O FleetMax foi criado para resolver desafios comuns na gestão de frotas:

• Reduzir o tempo administrativo perdido a gerir a frota com folhas de Excel e documentos espalhados;
• Aumentar a visibilidade sobre toda a frota, com a informação de cada veículo ou máquina reunida num único lugar;
• Reduzir os custos da frota, identificando oportunidades de poupança através da análise de despesas, consumos e indicadores por ativo;
• Evitar esquecimentos e custos inesperados, com alertas automáticos para manutenções, inspeções e renovações de documentos e contratos.

O FleetMax é desenvolvido pela SparkleIT | Information Technologies, uma empresa portuguesa de tecnologia fundada em 2014, com sede em Viana do Castelo, no norte de Portugal. A SparkleIT cria soluções digitais que ajudam as empresas a otimizar os seus processos, e o FleetMax é o seu produto dedicado à gestão de frotas.

Para saber mais sobre a empresa, consulte a página Quem Somos.

O FleetMax é indicado para empresas de todas as dimensões, desde PMEs a grandes organizações, que tenham veículos ou máquinas para gerir. É uma solução escalável, pensada para simplificar a gestão da frota, seja qual for a sua dimensão, e que acompanha o crescimento da empresa.

O software adapta-se a diversos setores de atividade, como:

• Transportes e logística
• Construção civil
• Serviços técnicos e reparações
• Limpezas e facilities
• Cuidados ao domicílio
• Comércio e distribuição
• Setor público e autarquias (câmaras municipais e juntas de freguesia)
• Agências de publicidade e marketing
• Serviços comerciais e de vendas
• Segurança e vigilância

O FleetMax permite gerir uma grande variedade de veículos e máquinas, incluindo:

• Automóveis ligeiros e comerciais
• Motociclos
• Camiões e furgões
• Tratores e máquinas agrícolas
• Máquinas de construção civil
• Reboques e semirreboques
• Outros equipamentos motorizados

Para cada ativo, pode centralizar toda a informação relevante num único lugar: documentos, contratos, despesas, manutenções, atribuição de condutores e localização GPS.

Sim. O FleetMax funciona de forma totalmente independente do GPS, a localização é opcional e não é necessária para usar a plataforma. Sem qualquer dispositivo instalado, pode gerir toda a frota, incluindo:

• Registo de veículos e máquinas
• Controlo de despesas e combustível
• Gestão de manutenções
• Contratos e documentos
• Reservas e atribuição de condutores
• Alertas e lembretes automáticos

A localização GPS pode ser ativada mais tarde, apenas nos ativos que pretender, sem obrigar a equipar toda a frota.

O FleetMax está disponível em duas versões sincronizadas: uma versão web e uma aplicação mobile. Pode aceder a partir de qualquer lugar e dispositivo, seja computador, tablet ou smartphone.

• Versão web: funciona diretamente no browser, sem qualquer instalação. Basta uma ligação à internet para aceder à plataforma.
• Aplicação mobile: disponível para Android (Google Play) e iOS (App Store). Só precisa de descarregar a app na respetiva loja.

A app mobile é especialmente útil para os condutores, que podem submeter reservas, pedidos de reembolso de despesas e check-ups de veículos diretamente a partir do telemóvel.

Sim. O FleetMax inclui suporte técnico por telefone e email, disponível nos dias úteis, das 9h às 18h, com contacto direto com o gestor de conta atribuído a cada cliente, sem chatbots nem intermediários. Privilegiamos a proximidade e o acompanhamento personalizado, para que cada empresa fale sempre com alguém que conhece a sua realidade.

O FleetMax foi desenhado para ser intuitivo, com uma curva de aprendizagem reduzida, pelo que a maioria das equipas começa a utilizá-lo sem necessidade de formação. Ainda assim, disponibilizamos um serviço de onboarding, que inclui formação e apoio na configuração inicial de toda a plataforma, que os clientes podem solicitar sempre que pretenderem.

O FleetMax inclui vários perfis de utilizador pré-definidos, cada um com diferentes níveis de permissões e acessos às funcionalidades e informações. Assim, controla facilmente quem pode ver, editar ou gerir cada tipo de dados da frota, garantindo mais segurança, privacidade e organização.

Se a sua empresa tiver necessidades específicas, a nossa equipa pode avaliar a personalização das regras de acesso, adaptando-as à sua estrutura interna.

Sim. O FleetMax permite exportar dados em formato Excel, o que facilita a importação dessa informação noutros sistemas que a sua empresa utilize. Para integrações diretas via API, a nossa equipa avalia as necessidades específicas de cada caso e apresenta uma proposta ajustada à complexidade do projeto.

O acesso ao FleetMax começa desde 1,90 € por ativo/mês. O valor final depende da dimensão da frota e das funcionalidades pretendidas, sendo ajustado a cada empresa através de uma proposta personalizada.

O modelo de licenciamento é habitualmente por ativo/mês, mas adaptamo-nos a outras modalidades sempre que faça sentido para a realidade do cliente. Para conhecer o valor certo para a sua frota, agende uma demonstração ou contacte-nos através do formulário do site, e apresentamos uma proposta à medida.

Sim. O FleetMax tem um período de fidelização que varia, habitualmente, entre 12 e 24 meses, consoante a proposta acordada com cada cliente. As condições concretas são sempre apresentadas de forma clara na proposta, antes de qualquer adjudicação.

Não. O FleetMax não exige um número mínimo de veículos e adapta-se a frotas de qualquer dimensão. Ainda assim, é a partir das 10 viaturas ou máquinas que a maioria das empresas retira o máximo proveito da plataforma, uma vez que o volume de despesas, manutenções e documentos a gerir torna a centralização e a automatização especialmente vantajosas.

Independentemente da dimensão atual da sua frota, o FleetMax acompanha o crescimento da empresa, sem necessidade de mudar de solução à medida que adiciona novos ativos.

O FleetMax está disponível em português, inglês e francês, tanto na versão web como na aplicação mobile. Cada utilizador pode usar a plataforma no idioma que preferir.

Vamos acrescentando novos idiomas à medida que as necessidades dos nossos clientes surgem. Se precisar do FleetMax noutro idioma, fale connosco.

Uma folha de Excel resolve o registo básico, mas depressa se torna difícil de manter à medida que a frota cresce: informação dispersa por vários ficheiros, sem alertas, sem histórico fiável e dependente de atualização manual. O FleetMax foi criado precisamente para ultrapassar essas limitações.

Face a uma folha de Excel, o FleetMax permite:

• Centralizar tudo num só lugar: ativos, despesas, manutenções, contratos e documentos deixam de estar espalhados por vários ficheiros e pessoas.
• Automatizar alertas e lembretes: é avisado antes de inspeções, manutenções e renovações de contratos ou documentos, evitando esquecimentos que geram custos ou coimas.
• Aceder em qualquer lugar: a informação está sempre atualizada e disponível na web e na app mobile, também para os condutores no terreno.
• Analisar custos automaticamente: indicadores como custo por quilómetro, consumo médio e custo total de posse (TCO) são calculados sem fórmulas manuais.
• Manter histórico e rastreabilidade: cada alteração, despesa ou manutenção fica registada, sem o risco de dados sobrepostos ou apagados por engano.
• Controlar acessos: cada colaborador vê apenas o que lhe diz respeito, ao contrário de um ficheiro partilhado sem controlo de permissões.

O resultado é menos tempo administrativo, mais visibilidade sobre a frota e mais oportunidades de poupança.

Começar a utilizar o FleetMax é simples. Agende uma demonstração ou envie-nos um pedido de contacto pelo formulário do site. Conhecemos a sua frota, mostramos-lhe a plataforma e preparamos uma proposta à medida da sua empresa.

Após a adjudicação da proposta, a disponibilização do serviço pode ser quase imediata ou demorar alguns dias a semanas, consoante o volume de dados a migrar e a eventual instalação de dispositivos GPS. O FleetMax é intuitivo e fácil de usar. Ainda assim, a nossa equipa acompanha-o em todo o processo. Se preferir uma solução chave na mão, sem perder tempo com a configuração inicial, pode solicitar um serviço de onboarding completo, garantindo que a plataforma fica configurada da melhor forma desde o primeiro dia.

Para dar o primeiro passo, agende uma demonstração ou envie-nos um pedido de contacto.

No FleetMax, cada ativo tem uma ficha completa onde centraliza toda a informação relevante. Pode registar dados como:

• Identificação: segmento, marca, modelo, matrícula, cor, cilindrada e fotografia
• Gestão e utilização: condutor associado, disponibilidade para reserva, agência ou departamento e objetivo mensal de quilómetros
• Combustível: tipo, consumo de referência e cartão associado
• Localização e documentos: dispositivos de GPS associados e documentos técnicos anexados, como fichas técnicas, manuais ou certificados

Sim. O FleetMax disponibiliza campos personalizáveis, que lhe permitem adicionar informações técnicas relevantes para cada ativo da sua frota. Se precisar de outro tipo de campos mais específicos, fale com a equipa FleetMax para avaliarmos a possibilidade de os incluir.

Sim, o FleetMax permite as duas opções. Pode atribuir um condutor fixo a cada veículo ou máquina e, ao mesmo tempo, definir quais os ativos que ficam disponíveis para reserva por outros colaboradores. Assim, gere tanto veículos de uso exclusivo como veículos partilhados, adaptando-se à realidade da sua empresa.

Os check-ups do FleetMax são verificações do estado de cada veículo, feitas de forma rápida através da app mobile. Ao registar um check-up, o condutor pode anotar livremente qualquer situação que assinale, como sujidade, um risco novo, um pneu em mau estado ou a luz do motor acesa, ajudando a detetar problemas antes que se agravem.

Cada verificação pode ser documentada com notas e fotografias, e todo o histórico de check-ups fica associado ao veículo. Sempre que uma verificação revela uma anomalia, o gestor pode, a partir dessa anotação, abrir um pedido de intervenção ou imobilizar o veículo, garantindo que os problemas são tratados atempadamente. Estes check-ups podem ser feitos de forma periódica ou pontual, ou no momento da recolha do veículo.

Por defeito, as anotações são livres, mas, se preferir, a equipa FleetMax pode criar para si uma lista de verificação personalizada, com os pontos que a sua empresa quer que sejam sempre confirmados.

Quando um veículo ou máquina está avariado ou na oficina, pode marcá-lo como imobilizado no FleetMax. A imobilização pode ser feita manualmente ou a partir de uma anomalia detetada num check-up de verificação. O ativo fica automaticamente indisponível para reserva, evitando que os colaboradores contem com um veículo que não está operacional.

Pode ainda indicar qual o veículo de substituição a utilizar durante o período de imobilização, mantendo um histórico completo de todas as ocorrências e substituições.

Sim. No FleetMax, cada veículo funciona como um arquivo central onde reúne todos os documentos que lhe dizem respeito, sempre acessíveis num único lugar. Pode anexar, entre outros:

• Contratos de compra, crédito ou aluguer (leasing, renting)
• Contratos de manutenção
• Apólices de seguro
• Documentos técnicos (fichas técnicas, manuais, certificados)
• Faturas e outros comprovativos

Para os documentos com prazo de validade, como contratos e apólices, pode configurar alertas e lembretes automáticos, de forma a ser notificado antes do fim de cada um e ter tempo para renovar ou renegociar condições.

O FleetMax disponibiliza mais de 50 widgets e indicadores que pode escolher e combinar livremente, criando painéis de controlo à medida das prioridades da sua empresa. Os painéis podem refletir a visão global da frota ou o detalhe de cada ativo individual.

Os indicadores estão organizados por áreas, com exemplos como:

• Frota: estado dos ativos (ativos, imobilizados, inativos), localização em tempo real, distribuição por tipo de combustível
• Financeiro: despesas totais do período, distribuição de custos, custo por quilómetro (€/km), custo total de posse (TCO)
• Quilometragem: quilómetros atuais vs contratados, projeção de excesso e respetivo custo estimado
• Contratos: contratos a expirar nos próximos 30, 60 ou 90 dias, custo mensal de contratos ativos
• Manutenções: manutenções previstas, manutenções em atraso, custo total acumulado
• Operacional: reservas nas próximas 48h, pedidos de reserva pendentes, lembretes ativos
• Sustentabilidade: emissões de CO₂ estimadas e relatórios de eco-condução

Todos os indicadores são atualizados automaticamente com base nos registos de despesas, abastecimentos, contratos, manutenções e quilómetros, dando uma visão clara do desempenho e da rentabilidade de cada ativo e da frota como um todo.

Sim. No FleetMax, pode definir o nível de acesso aos ativos de cada utilizador, escolhendo entre três opções:

• Todos os ativos: o utilizador acede a todos os veículos e máquinas, atuais e futuros
• Apenas ativos selecionados: o utilizador acede somente aos ativos que lhe forem atribuídos
• Apenas ativos disponíveis para reserva: o utilizador vê unicamente os veículos partilhados que pode reservar

Assim, cada colaborador acede apenas à informação relevante para a sua função, reforçando a segurança, a privacidade e a organização dos dados.

Sim. O FleetMax não se limita a veículos de estrada com matrícula, gere qualquer tipo de ativo, incluindo máquinas e equipamentos sem matrícula, como geradores, empilhadores, máquinas de construção ou equipamento agrícola.

Pode identificar esses ativos pela forma que fizer mais sentido (por exemplo, número de série, número interno ou designação própria) e gerir da mesma forma despesas, manutenções, documentos, contratos e indicadores.

Sim. Se já tem a sua frota registada noutro formato, como uma folha de Excel, não precisa de introduzir cada veículo manualmente. O FleetMax disponibiliza um modelo de Excel que basta preencher com os dados dos seus ativos e importar, criando toda a frota de uma só vez.

Durante a fase de configuração inicial, a nossa equipa pode apoiá-lo neste processo, garantindo que os dados ficam corretamente importados para a plataforma.

Sim. O FleetMax ajuda-o a nunca perder prazos importantes, através de lembretes que pode configurar de duas formas.

Ao inserir um contrato (leasing, renting, manutenção, seguro, entre outros) ou ao programar uma manutenção prevista, pode logo associar um lembrete, para ser notificado antes do fim do contrato ou da data prevista da intervenção.

Para tudo o resto, o FleetMax tem uma área de Lembretes dedicada, onde pode criar as suas próprias categorias e configurar avisos para qualquer obrigação da frota, como a inspeção periódica obrigatória (IPO), a validade das cartas de condução dos condutores ou outros documentos e eventos que pretenda acompanhar.

Em qualquer dos casos, os lembretes são configuráveis, permitindo definir com que antecedência quer ser notificado, por número de dias ou por quilómetros. Assim, tem sempre tempo para agir e evita coimas, imobilizações ou a circulação de veículos sem a documentação em dia.

No FleetMax, esta área destina-se às despesas variáveis da frota, ou seja, todos os custos do dia a dia à exceção das manutenções, que têm uma área própria. Pode registar despesas como:

• Combustível
• Portagens e Via Verde
• Estacionamento
• Lavagens e pequenas compras (por exemplo, escovas)
• Multas

Pode ainda criar categorias personalizadas para organizar despesas específicas do seu negócio, obtendo uma visão clara do peso de cada tipo de custo no orçamento da frota.

As despesas fixas, como contratos de leasing, renting ou seguro, são geridas na área de Contratos, e as intervenções na área de Manutenções, mantendo cada tipo de custo organizado no sítio certo.

Sim. No FleetMax, pode importar despesas em massa a partir dos ficheiros Excel dos seus fornecedores, como gasolineiras, Via Verde ou cartões frota. Basta mapear as colunas do ficheiro uma vez, e o FleetMax associa automaticamente cada despesa ao veículo correspondente.

Desta forma, poupa tempo e evita os erros de introdução manual, sobretudo em frotas com muitos abastecimentos e movimentos mensais.

Os centros de custo do FleetMax permitem agrupar os custos da frota da forma que fizer mais sentido para o seu negócio, por exemplo por obra, projeto, cliente ou departamento. A atribuição das despesas aos centros de custo pode ser feita de duas formas:

• Manual: associa cada despesa ao respetivo centro de custo, com total controlo sobre a distribuição.
• Automática (com GPS): ao desenhar geofences no mapa, o FleetMax regista automaticamente o tempo e os quilómetros sempre que um veículo entra nessas zonas, e distribui as despesas pelos centros de custo com base nesses dados.

Assim, consegue imputar os custos reais da frota a cada centro de custo, obtendo uma visão fiável de quanto custa cada obra, projeto ou cliente.

Sim. No FleetMax, pode associar um cartão frota a cada veículo, ficando as despesas desse cartão automaticamente ligadas ao ativo correspondente. No final do mês, basta importar o ficheiro Excel do fornecedor e as despesas de combustível e outros consumos são atribuídas a cada veículo, sem introdução manual.

Esta associação facilita o controlo de consumos por veículo e a deteção de utilizações fora do habitual.

Sim. Quando um condutor paga uma despesa do próprio bolso, como combustível, estacionamento ou uma lavagem, pode submeter o pedido de reembolso diretamente pela app mobile do FleetMax. O processo segue depois estas etapas:

• O gestor de frota recebe o pedido e pode aprová-lo ou rejeitá-lo.
• Após a aprovação, pode registar quando o reembolso foi efetivamente pago.
• Todo o histórico de submissões, aprovações e pagamentos fica guardado, para consulta a qualquer momento.

Assim, os reembolsos deixam de depender de emails ou papéis soltos, ficando todo o processo registado e transparente.

Sim. No FleetMax, pode anexar documentos a cada despesa registada, como faturas, recibos ou outros comprovativos. Assim, o comprovativo fica sempre ligado à despesa correspondente e acessível quando precisar, seja para conferência, auditoria ou envio para a contabilidade.

O FleetMax disponibiliza dashboards e listagens detalhadas para analisar as despesas da sua frota. Nos painéis de controlo, encontra indicadores como a evolução mensal das despesas, a distribuição de custos por tipo (combustível, portagens, multas, entre outros) e o custo por veículo.

Nas listagens, pode filtrar as despesas por veículo, condutor, período ou tipo, com totais e médias para uma análise mais aprofundada. Todos os dados podem ser exportados para Excel, para análise adicional ou integração com outros sistemas.

Para além das despesas variáveis, o FleetMax cruza estes dados com os contratos, as manutenções e os quilómetros de cada veículo, calculando indicadores globais como o custo médio mensal, o custo por quilómetro (€/km) e o custo total de posse (TCO). Estes e outros indicadores fazem parte dos mais de 50 widgets configuráveis, que lhe permitem montar painéis de controlo à medida das prioridades da sua empresa.

O FleetMax disponibiliza vários dashboards que ajudam a detetar rapidamente custos fora do normal na sua frota. Entre eles, encontra rankings e comparadores como:

• Ativos com maior custo total de posse (TCO)
• Ativos com maior custo por quilómetro (€/km)
• Ativos com maiores despesas
• Condutores com maiores despesas
• Comparador de veículos

Quando um ativo apresenta valores muito acima do resto da frota, é um sinal de que pode existir um problema, seja nas despesas, nos contratos ou nas manutenções. A partir daí, com uma pesquisa rápida no FleetMax, chega facilmente à origem do custo e sabe onde atuar com prioridade.

Sim. O FleetMax calcula o consumo real de cada veículo, cruzando os litros registados nas despesas de combustível com os quilómetros percorridos, obtidos por leitura GPS ou introduzidos manualmente ao inserir a despesa.

Cada ficha de veículo pode ter um consumo de referência definido, e o FleetMax compara o consumo real com esse valor. Nos dashboards, destaca os veículos com consumo acima da referência e permite comparar consumos entre ativos.

Assim, deteta facilmente situações que fogem ao normal, como possíveis fugas, avarias, condução ineficiente ou abastecimentos indevidos, ganhando controlo sobre um dos maiores custos da frota.

Sim. No FleetMax, pode exportar as despesas da frota para Excel, com filtros por veículo, condutor, período ou tipo de despesa, facilitando a partilha da informação com a contabilidade ou a sua importação noutros sistemas.

Como pode anexar as faturas e os comprovativos a cada despesa, tem sempre a documentação organizada e acessível para efeitos contabilísticos, evitando a procura manual de documentos dispersos.

A principal diferença está no momento e no objetivo de cada uma:

• Manutenção preventiva: é planeada com antecedência para evitar avarias e prolongar a vida útil dos veículos. Inclui, por exemplo, revisões periódicas, mudanças de óleo ou substituição de pneus, agendadas por quilometragem ou por tempo.
• Manutenção corretiva: é realizada quando ocorre uma avaria ou um problema inesperado que exige reparação, ou seja, atua depois de o problema surgir.

No FleetMax, pode gerir os dois tipos de manutenção e manter o histórico completo de todas as intervenções de cada veículo, o que ajuda a perceber se está a investir mais em prevenção ou em reparações.

Sim. No FleetMax, pode planear as manutenções preventivas de cada veículo ou máquina, definindo um alerta que o avisa com antecedência, seja com base na quilometragem (por exemplo, faltarem 1 000 km para a revisão) ou em dias (por exemplo, faltarem 15 dias).

Pode planear intervenções como revisões técnicas obrigatórias, mudanças de óleo ou substituição de pneus. Cada manutenção é definida individualmente, com o seu próprio alerta, o que lhe dá total controlo sobre cada intervenção e garante que nenhuma manutenção essencial é esquecida.

Ao planear uma manutenção no FleetMax, associa-lhe um lembrete que o avisa com antecedência, configurando se quer ser notificado a partir de um número de quilómetros restantes ou de dias antes da data prevista.

Pode ainda definir quem recebe cada lembrete. Em vez de ser sempre notificado a si, pode direcioná-lo para a pessoa certa, como o condutor do veículo ou o responsável pelas manutenções, garantindo que o aviso chega a quem tem de agir.

Estas notificações antecipadas dão tempo para preparar os recursos, coordenar as equipas e agendar a intervenção, minimizando o tempo de paragem dos veículos. Além dos lembretes de manutenção, o FleetMax dispõe de uma área de Lembretes onde pode acompanhar todas as notificações da frota num só lugar, incluindo as manutenções previstas e as que já estão em atraso.

Sim. No FleetMax, pode designar um responsável por levar cada veículo à manutenção, garantindo visibilidade total sobre quem está encarregue de cada intervenção e evitando que alguma fique sem dono.

Se quiser que essa pessoa seja avisada da data, basta criar um lembrete para a manutenção e selecioná-la como destinatária, assegurando que recebe a notificação com a antecedência definida.

Sim. O FleetMax mantém um histórico detalhado de todas as manutenções realizadas em cada veículo, incluindo datas, custos, tipo de intervenção, peças substituídas e observações.

Este histórico dá-lhe uma visão completa da vida de cada ativo e é especialmente útil para auditorias, para analisar os custos acumulados por veículo e para apoiar decisões, como avaliar se compensa manter ou substituir um veículo com reparações frequentes.

Sim. No FleetMax, pode anexar as faturas e outros documentos a cada manutenção e registar todos os custos associados à intervenção, mantendo tudo ligado ao respetivo veículo.

Além disso, o FleetMax permite enviar automaticamente essas faturas por email para os endereços que definir, como o da contabilidade. Assim, a documentação chega a quem precisa dela sem reencaminhamentos manuais, poupando tempo e evitando que alguma fatura se perca.

Sim. No FleetMax, pode associar as manutenções a um contrato de manutenção do veículo. Desta forma, cada intervenção realizada fica ligada ao contrato correspondente, o que facilita o controlo dos custos e a verificação de que os serviços previstos no contrato estão a ser cumpridos.

Sim. Ao criar o lembrete de uma manutenção, pode configurá-lo para se repetir com a frequência que definir e até uma data-limite à sua escolha. Assim, enquanto a manutenção não for realizada, continua a ser lembrado, evitando que uma intervenção em atraso passe despercebida.

Além disso, o painel de controlo do FleetMax inclui um widget que lista todas as manutenções em atraso, dando-lhe uma visão imediata das intervenções que já ultrapassaram a data prevista e ainda não foram feitas.

Sim. Como o FleetMax regista todas as manutenções e os respetivos custos por veículo, consegue identificar facilmente quais os ativos que mais gastam em intervenções, através dos painéis de controlo e do histórico de cada veículo.

Esta análise ajuda a detetar veículos com reparações recorrentes ou custos de manutenção acima do normal, um sinal que pode justificar uma inspeção mais aprofundada ou apoiar a decisão de substituir o veículo, quando mantê-lo deixa de compensar.

No FleetMax, os contratos associados a cada veículo, que representam as suas despesas fixas, estão organizados em três tipos:

• Contratos de aquisição: abrangem as diferentes formas de deter ou financiar o veículo, como compra, crédito, renting, leasing ou Flex Rent
• Contratos de manutenção: relativos a serviços de manutenção contratados, como pneus, revisões ou assistência
• Contratos de seguro: as apólices de seguro do veículo

Para cada contrato, pode registar as datas de início e fim, o fornecedor, os valores, o número e estado, e os documentos associados, mantendo toda a informação centralizada e acessível a qualquer momento.

Sim. No FleetMax, cada contrato tem as suas datas de início e fim, o que permite acompanhar a sua vigência e saber sempre que contratos estão em curso, expirados ou prestes a terminar.

Com base na data de fim, pode criar um lembrete que o avisa com a antecedência que definir, dando-lhe tempo para renovar, renegociar ou encerrar o contrato antes de ele terminar.

Sim. Para cada contrato, pode criar um lembrete que o avisa antes da data de fim, com a antecedência que definir (por exemplo, 30, 60 ou 90 dias antes). Assim, tem sempre tempo para renovar, renegociar ou encerrar o contrato, sem o risco de renovações automáticas indesejadas ou de ficar sem cobertura.

Pode ainda definir quem recebe cada lembrete, direcionando-o para a pessoa certa, e configurá-lo para se repetir com a frequência que pretender até uma data-limite, garantindo que o assunto não é esquecido enquanto não for resolvido.

Para uma visão de conjunto, o FleetMax reúne todos estes avisos na área de Lembretes e permite ainda adicionar ao painel de controlo dashboards que listam os contratos a expirar em breve e os que já expiraram, dando-lhe uma perspetiva imediata de tudo o que precisa da sua atenção.

Sim. No FleetMax, pode anexar a cada contrato os respetivos documentos, como o próprio contrato, apólices, condições, aditamentos ou faturas, mantendo-os ligados ao contrato correspondente e acessíveis sempre que precisar.

Desta forma, toda a documentação fica organizada e disponível num só lugar, o que é especialmente útil no momento de uma renovação, renegociação ou em caso de sinistro ou reclamação.

Nos contratos de renting, é habitual existir um limite de quilómetros contratado, cuja ultrapassagem pode gerar penalizações. Por isso, no FleetMax pode registar os quilómetros contratados de cada veículo e acompanhar, ao longo do tempo, como se comparam com os quilómetros reais percorridos.

Nos painéis de controlo, encontra dashboards que mostram a quilometragem atual face à contratada, a projeção de quando o limite será atingido e os veículos que já ultrapassaram (ou estão prestes a ultrapassar) o valor contratado. O FleetMax estima ainda o custo adicional que terá de pagar caso os quilómetros projetados se confirmem, permitindo-lhe saber, em euros, qual o impacto do excesso.

Assim, consegue antecipar desvios e tomar decisões a tempo, como ajustar a utilização de um veículo ou renegociar o contrato antes de as penalizações se concretizarem.

Sim. No FleetMax, pode registar um contrato de manutenção para cada veículo, indicando o fornecedor, o tipo de serviço abrangido (por exemplo, pneus, revisões ou uma manutenção mais completa), as datas de vigência e o custo associado.

Ter o contrato de manutenção registado permite-lhe saber exatamente o que está coberto e até quando, e receber um lembrete antes de expirar. As intervenções que forem sendo realizadas podem depois ser associadas a este contrato, ajudando a confirmar que os serviços contratados estão a ser cumpridos.

Quando um contrato chega à data de fim, o FleetMax passa a identificá-lo como expirado, mas mantém-no sempre acessível no histórico do veículo. Assim, não perde o registo das condições, dos valores e dos documentos de contratos anteriores, o que é útil para consulta, comparação ou auditoria.

Se tiver criado um lembrete para o fim do contrato, é avisado com antecedência, com tempo para decidir se pretende renovar, substituir ou encerrar o contrato. Desta forma, um contrato nunca termina sem que tenha oportunidade de agir, evitando renovações automáticas indesejadas ou períodos sem cobertura.

Com o serviço de GPS do FleetMax, passa a acompanhar a sua frota em tempo real e a aceder a um conjunto alargado de funcionalidades:

• Localização em tempo real de todos os veículos, no mapa
• Histórico de rotas com percursos, tempos, velocidades e paragens
• Análise de eco-condução para avaliar o estilo de condução dos condutores
• Alertas automáticos de excesso de velocidade, utilização fora de horário ou entrada e saída de zonas
• Geofences personalizados para monitorizar entradas e saídas de locais como obras, clientes ou armazéns
• Leitura de dados CAN (opcional): nível de combustível, RPM, quilómetros reais e outros dados do veículo
• Identificação do condutor (opcional): através de chave iButton, para saber quem conduziu cada viagem

Não. No FleetMax, o GPS é totalmente opcional e pode ser instalado apenas nos veículos que pretender, sem necessidade de equipar toda a frota. Pode, por exemplo, colocar GPS só nas viaturas comerciais ou nas máquinas mais valiosas, e gerir as restantes normalmente, sem qualquer dispositivo.

Esta flexibilidade permite-lhe começar apenas com a gestão da frota e, mais tarde, adicionar GPS aos veículos que fizerem sentido, à medida das necessidades e do orçamento da sua empresa.

O FleetMax disponibiliza vários modelos de dispositivos GPS, para se adaptarem a diferentes necessidades e tipos de veículo. As opções vão desde dispositivos de auto-instalação, mais simples e flexíveis de colocar, até dispositivos com leitura de dados CAN, que recolhem informação mais avançada diretamente do veículo, como o nível de combustível, os quilómetros reais ou as rotações do motor.

Para saber qual o dispositivo mais adequado à sua frota, fale com a equipa FleetMax e aconselhamos a melhor solução para o seu caso.

O software FleetMax, na versão web e mobile, funciona em qualquer país, bastando ter acesso à internet para gerir a sua frota a partir de qualquer lugar.

Quanto ao serviço de GPS, está disponível em todos os países da Europa. Em Portugal, asseguramos a instalação dos dispositivos por técnicos especializados. Nos restantes países europeus, disponibilizamos dispositivos de auto-instalação ou o envio do equipamento com a instalação a cargo do cliente. Para utilização fora da Europa, fale com a equipa FleetMax para avaliarmos a disponibilidade do serviço.

Em Portugal, o FleetMax assegura todo o processo de instalação, do início ao fim:

• Falamos consigo para identificar o dispositivo ideal para a sua frota
• Os veículos são configurados na plataforma
• Agenda-se a data e o local da instalação
• Um técnico especializado desloca-se ao local e instala os dispositivos
• Começa a monitorizar a sua frota em tempo real

Fora de Portugal, nos restantes países europeus, disponibilizamos duas alternativas:

• Dispositivos de auto-instalação: enviamos o equipamento com instruções para instalar de forma autónoma, sem assistência técnica
• Envio com instalação a cargo do cliente: enviamos o dispositivo e a instalação fica à responsabilidade do cliente, que pode recorrer a um técnico local da sua preferência

O dispositivo GPS é adquirido pelo cliente no início do contrato, e o cartão SIM está incluído durante o período de fidelização. Por isso, quando esse período terminar, o dispositivo já é seu e está pago.

Se quiser continuar com o FleetMax, basta renovar o acesso à plataforma e a subscrição do cartão SIM, sem voltar a pagar o equipamento. Se preferir cancelar o serviço, o dispositivo permanece na sua posse e pode utilizá-lo como entender, incluindo noutro serviço de rastreamento compatível, bastando trocar o cartão SIM.

O dispositivo GPS pode ser transferido de um veículo para outro sempre que necessário, por exemplo em caso de acidente, venda ou substituição de uma viatura. Assim, não perde o investimento no equipamento quando muda um veículo da frota.

Se for um dispositivo de auto-instalação, pode fazer a troca você mesmo, sem necessidade de recorrer a um técnico. Nos restantes casos, basta contactar a equipa FleetMax para agendar a transferência com um técnico e atualizar a associação na plataforma.

Sim. O FleetMax foi desenvolvido em conformidade com o RGPD e inclui funcionalidades dedicadas à gestão da privacidade, que lhe permitem aproveitar todo o valor operacional do GPS respeitando os limites da vida privada dos seus colaboradores:

• Modo de privacidade: suspende a recolha de localização de um ativo durante períodos privados, ou mantém os dados do veículo sem os associar ao condutor.
• Calendarização automática: programa horários de privacidade fora do horário de trabalho (por exemplo, das 18h às 9h), ao fim de semana ou em datas específicas, sem intervenção manual.
• Anonimização e eliminação de dados: anonimiza os dados de um condutor ou elimina os de uma viatura num período definido, dando resposta ao direito ao apagamento previsto no RGPD.
• Histórico e auditoria: todas as alterações, anonimizações e eliminações ficam registadas (quem fez, quando, e o estado anterior e novo).

Além disso, o FleetMax permite gerir os acessos e a informação visível por cada colaborador, não utiliza os dados dos clientes para fins alheios ao serviço, nem os partilha com terceiros. Recomendamos ainda que informe previamente os condutores de que os veículos têm geolocalização, através de documentação formal.

No FleetMax, os dados de localização e trajetos ficam disponíveis durante 12 meses. Ao longo desse período, pode consultar a qualquer momento os percursos realizados por cada veículo, com tempos, velocidades e paragens, seja para analisar a atividade da frota, esclarecer ocorrências ou justificar deslocações a clientes.

Geofences são zonas geográficas que desenha no mapa, à volta de locais relevantes para a sua atividade, como obras, clientes, armazéns ou instalações. Sempre que um veículo entra ou sai dessas zonas, o FleetMax regista a ocorrência e pode enviar um alerta automático.

Na prática, os geofences ajudam-no a saber quanto tempo cada veículo passou numa obra ou num cliente, a confirmar visitas e deslocações, e a distribuir automaticamente custos por centro de custo com base nas zonas visitadas. Contribuem ainda para a segurança da frota, ao permitir detetar movimentações fora das zonas autorizadas ou utilizações indevidas dos veículos.

Com o GPS do FleetMax, pode configurar vários alertas automáticos que o avisam quando ocorre uma situação relevante na frota, como:

• Excesso de velocidade: quando um veículo ultrapassa o limite definido
• Entrada e saída de geofences: quando um veículo entra ou sai de uma zona que delimitou no mapa
• Utilização fora do horário de trabalho: quando um veículo circula fora dos horários previstos, ao fim de semana ou em períodos não autorizados
• Veículo rebocado: quando é detetado que o veículo está a ser movido sem estar a ser conduzido
• Dispositivo desconectado: quando o dispositivo GPS é desligado ou removido do veículo

Estes alertas ajudam-no a agir a tempo, reforçando a segurança da frota e permitindo detetar rapidamente situações de risco ou utilizações indevidas dos veículos.

O FleetMax avalia o estilo de condução em cada viagem, analisando comportamentos como acelerações bruscas, travagens agressivas e excessos de velocidade. Com base nesses fatores, atribui uma pontuação a cada viagem, que reflete a qualidade e a segurança da condução.

Ao acompanhar esta análise ao longo do tempo, consegue identificar os condutores com condução mais agressiva, agir junto de quem precisa e promover uma condução mais eficiente. Na prática, uma condução mais suave traduz-se em menos consumo de combustível, menos desgaste dos veículos e maior segurança para os condutores.

O FleetMax associa automaticamente cada trajeto ao respetivo condutor, cruzando os dados de localização GPS com a informação de quem estava a utilizar o veículo. A identificação do condutor pode ser feita de três formas:

• Reserva agendada: o condutor que reservou o veículo no calendário para aquele período
• Registo manual da viagem: o condutor regista a sua utilização diretamente na app mobile
• Chave iButton (opcional): o condutor identifica-se fisicamente ao iniciar a condução

Quando existe identificação por iButton, é sempre esta que prevalece, por ser a mais fiável. Assim, consegue saber com mais precisão quem conduziu cada veículo e quando. Isto permite atribuir responsabilidades de forma clara, por exemplo em caso de multas, excesso de velocidade ou danos.

No FleetMax, a reserva de ativos partilhados segue um processo simples, em três passos:

• Pedido de reserva: o colaborador submete o pedido, pela app mobile ou versão web, para as datas pretendidas
• Validação do responsável: o gestor de frota recebe o pedido, aprova ou recusa, e atribui o ativo mais adequado
• Confirmação automática: o colaborador é notificado da decisão e, em caso de aprovação, recebe os detalhes do ativo atribuído

Todo o processo fica registado, permitindo saber a qualquer momento que ativos estão reservados, por quem e para quando.

Sim. Os colaboradores podem submeter os seus pedidos de reserva diretamente pela app mobile do FleetMax, disponível para Android e iOS, ou pela versão web, sem depender de intermediários. A reserva é feita em poucos segundos, a partir de qualquer lugar.

A app mobile é especialmente prática para quem está no terreno, permitindo pedir um veículo, consultar as reservas e aceder aos detalhes do ativo atribuído a partir do telemóvel.

Sim, existe um fluxo de aprovação. O gestor de frota recebe cada pedido de reserva e pode aprová-lo ou recusá-lo, atribuindo o ativo mais adequado. Tanto o gestor como o colaborador são notificados do estado da reserva, e pode definir, através dos perfis de utilizador, quem tem permissão para aprovar reservas.

Em alternativa, o FleetMax permite trabalhar sem fluxo de aprovação, deixando que os condutores reservem os ativos diretamente, sem validação prévia. Pode escolher o modelo que melhor se adapta à sua organização, e a equipa FleetMax ajuda a configurar a conta em conformidade.

Sim. O FleetMax bloqueia automaticamente as sobreposições, impedindo que o mesmo ativo seja reservado por mais do que uma pessoa no mesmo período. Assim que um veículo ou máquina está reservado para determinadas datas, deixa de aparecer como disponível para esse intervalo, eliminando conflitos e evitando que dois colaboradores contem com o mesmo ativo ao mesmo tempo.

Marque o veículo como imobilizado no FleetMax, seja por avaria, manutenção ou qualquer outro motivo. Enquanto estiver nesse estado, o ativo fica automaticamente indisponível para reserva, pelo que os colaboradores só conseguem reservar veículos operacionais.

Desta forma, evita que alguém conte com um veículo que afinal não está disponível, e pode ainda indicar um veículo de substituição para o período de imobilização, garantindo a continuidade da operação.

Sim. No FleetMax, pode filtrar por datas e ver rapidamente que ativos estão disponíveis no período pretendido, escolhendo o mais adequado a cada necessidade. Como os veículos já reservados ou imobilizados não aparecem como disponíveis, tem sempre a certeza de que está a reservar um ativo realmente livre para essas datas.

Sim. Através dos perfis de utilizador, pode controlar quem tem acesso ao sistema de reservas e que ativos cada colaborador pode ver e reservar. Por exemplo, pode limitar um utilizador a reservar apenas determinados veículos.

Para regras mais específicas, a equipa FleetMax pode ajudar a avaliar e configurar soluções à medida da sua organização.

O check-up está integrado no registo de viagem da app mobile do FleetMax. Ao levantar o veículo e iniciar a viagem, o condutor pode registar anotações sobre o estado em que o encontra, como sujidade, uma avaria, um risco novo ou a luz do motor acesa.

Assim, fica sempre registado em que estado o veículo estava no momento da recolha, o que ajuda a responsabilizar os condutores por danos causados durante a utilização e a manter um registo claro do estado de cada ativo ao longo do tempo.

Caso pretenda uma verificação mais estruturada, a equipa FleetMax pode configurar campos personalizados, criando uma lista de check-up adaptada aos pontos que a sua empresa quer que sejam sempre verificados.

Sim. O FleetMax mantém um registo digital de todas as utilizações de cada ativo, permitindo saber sempre quem conduziu o quê e quando. Pode consultar o histórico de reservas e de viagens de cada veículo, com as datas, os condutores e as observações registadas em cada utilização.

Se tiver GPS instalado, este histórico fica ainda mais completo, ao associar automaticamente cada trajeto realizado ao respetivo condutor, dando-lhe uma visão detalhada de toda a atividade da frota.