Perguntas Frequentes

O FleetMax é um software de gestão de frotas que permite controlar veículos e máquinas. Centraliza ativos, despesas, manutenções, contratos, localização GPS e reservas dos ativos partilhados. Substitui folhas de Excel dispersas por um sistema organizado, acessível via browser ou app mobile.

O FleetMax é desenvolvido pela SparkleIT | Information Technologies, uma empresa fundada em 2014 com a missão de criar soluções digitais que ajudam as empresas a otimizar os seus processos. A SparkleIT tem sede em Viana do Castelo, no norte de Portugal.

O FleetMax é indicado para empresas de todas as dimensões, desde PMEs a grandes organizações, que possuam veículos ou máquinas para gerir. O software adapta-se a diversos setores de atividade, como:

• Transportes e logística
• Construção civil
• Serviços técnicos e reparações
• Limpezas e facilities
• Cuidados a domicílio
• Comércio e distribuição

Trata-se de uma solução escalável, capaz de responder desde as necessidades mais básicas até às operações mais complexas, acompanhando o crescimento da sua empresa.

O FleetMax permite gerir uma grande variedade de veículos e máquinas, incluindo:

• Automóveis ligeiros e comerciais
• Motociclos
• Camiões e furgões
• Tratores e máquinas agrícolas
• Máquinas de construção civil
• Reboques e semirreboques
• Outros equipamentos motorizados

Para cada ativo, pode centralizar toda a informação relevante: documentos, contratos, despesas, manutenções, atribuição de condutores e localização GPS.

Sim, o FleetMax funciona de forma totalmente independente do GPS. O software permite gerir toda a sua frota sem necessidade de dispositivos de localização, incluindo registo de veículos e máquinas, controlo de despesas e combustível, gestão de manutenções, contratos e documentos, reservas e atribuição de condutores, e alertas / lembretes automatizados.

A localização GPS é opcional e pode ser ativada apenas nos ativos que pretender, não é necessário equipar toda a frota com dispositivos de geolocalização.

O FleetMax está disponível em duas versões:

• Versão Web: acessível através de qualquer browser, em computador, tablet ou smartphone
• Aplicação mobile: disponível para dispositivos Android (Play Store) e iOS (App Store)

Ambas as versões estão sincronizadas, permitindo gerir a sua frota a partir de qualquer lugar e dispositivo.

Não. A versão Web do FleetMax funciona diretamente no browser, sem necessidade de instalação. Basta ter uma ligação à internet e aceder à plataforma. Para a versão mobile, só precisa de descarregar a aplicação na Play Store (Android) ou App Store (iOS).

No FleetMax privilegiamos a proximidade com o cliente. Por isso, disponibilizamos suporte técnico por telefone e email, com contacto direto com o gestor de conta que lhe for atribuído, sem chatbots nem intermediários.

O sistema inclui vários perfis de utilizador pré-definidos, cada um com diferentes níveis de permissões e acessos às funcionalidades e informações. Esta estrutura permite controlar facilmente quem pode ver, editar ou gerir determinados dados da frota, garantindo maior segurança e organização.

Se a sua empresa tiver necessidades específicas, a nossa equipa pode avaliar a personalização das regras de acesso para se adaptar à sua estrutura interna.

O FleetMax permite a exportação de dados em formato Excel, facilitando a importação da informação em outros sistemas. Para integrações via API com outros sistemas, a nossa equipa terá de avaliar as necessidades específicas e apresentar uma proposta com custos ajustados à complexidade do projeto.

A plataforma permite criar uma ficha completa para cada ativo, onde pode registar dados como segmento, marca, modelo, matrícula, datas, condição, cor, cilindrada e fotografia. Também pode definir o condutor associado, a disponibilidade para reserva, a agência ou departamento, e o objetivo mensal de quilómetros.

Adicionalmente, pode registar informações de combustível (tipo, consumo de referência e cartão), associar dispositivos de localização GPS e anexar documentos técnicos relevantes como fichas técnicas, manuais ou certificados.

Sim, o FleetMax disponibiliza campos personalizáveis que permitem adicionar informações técnicas relevantes para cada ativo da sua frota. Caso necessite de outro tipo de campos mais específicos, basta contactar a equipa FleetMax para avaliarmos a possibilidade de os adicionar.

Sim, o FleetMax permite ambas as opções. Pode atribuir um condutor fixo a cada veículo ou máquina, e também definir quais os ativos que ficam disponíveis para reserva por outros colaboradores. Desta forma, consegue gerir tanto veículos de uso exclusivo como veículos partilhados, adaptando-se à realidade da sua empresa.

Os check-ups de verificação são inspeções periódicas ou pontuais que permitem avaliar o estado de cada veículo da sua frota. Com esta funcionalidade, pode verificar itens como faróis, pneus, níveis de óleo, entre outros, ajudando a detetar problemas antes que se agravem.

O FleetMax permite documentar cada verificação com notas e fotografias, e manter um histórico completo de check-ups por veículo. Se pretender criar fichas de controlo personalizadas, basta contactar a equipa FleetMax.

Quando um veículo ou máquina está avariado ou na oficina, pode marcá-lo como imobilizado no FleetMax. Desta forma, o ativo fica automaticamente indisponível para reserva, evitando que os colaboradores contem com um veículo que não está operacional.

Pode ainda indicar qual o veículo de substituição que irá ser utilizado durante o período de imobilização, mantendo um histórico completo de todas as ocorrências e substituições.

Sim, o FleetMax permite centralizar todos os contratos e documentos de cada veículo num único lugar, incluindo contratos de compra ou aluguer (leasing, renting), contratos de manutenção e apólices de seguro. Pode ainda configurar alertas / lembretes automáticos para ser notificado antes do fim de cada contrato, garantindo tempo para renovar ou renegociar condições.

O FleetMax calcula automaticamente diversos indicadores para cada veículo. Entre os principais KPIs disponíveis, destacam-se:

• Consumo médio (lt/100km)
• Custo por quilómetro (€/km)
• Custo médio mensal (€)
• TCO – Custo Total de Posse (€)

Estes e outros indicadores são atualizados com base nos registos de despesas, abastecimentos, contratos e quilómetros, oferecendo uma visão clara do desempenho e rentabilidade de cada ativo.

Pode registar diversos tipos de despesas associadas à sua frota, como combustível, portagens, lavagens, multas e manutenções. Pode ainda criar categorias personalizadas para organizar despesas específicas do seu negócio, de modo a ter uma visão clara do peso de cada tipo no orçamento.

Sim, pode importar despesas diretamente a partir de ficheiros Excel dos seus fornecedores (gasolineiras, Via Verde, etc.). O FleetMax permite mapear as colunas do ficheiro e associa automaticamente as despesas aos respetivos veículos, poupando tempo e evitando erros de introdução manual.

Pode criar centros de custo para obras, projetos ou clientes. Com o serviço de GPS ativo, é possível desenhar geofences no mapa e o sistema regista automaticamente o tempo e quilómetros sempre que um veículo entra dentro dessas zonas. As despesas são depois distribuídas automaticamente pelos centros de custo com base nesses dados. Em alternativa, a distribuição das despesas pelos centros de custo também pode ser feita manualmente.

Sim, pode associar o cartão frota a cada veículo no FleetMax. No final do mês, basta importar o ficheiro Excel do fornecedor e as despesas são automaticamente associadas aos respetivos veículos.

Sim. Quando os condutores pagam despesas do próprio bolso (combustível, estacionamento, lavagens, etc.), podem submeter pedidos de reembolso através da aplicação mobile. Os gestores de frota recebem os pedidos e podem aprovar ou rejeitar cada um. Após a aprovação, podem ainda indicar quando o reembolso foi efetuado, ficando com o histórico completo de todas as submissões e pagamentos.

Sim, pode anexar documentos (faturas, recibos, comprovativos) a cada despesa registada. Desta forma, tem sempre os documentos organizados e acessíveis quando precisar.

O FleetMax disponibiliza dashboards com resumos relevantes das despesas e listagens detalhadas com filtros, totais e médias para uma análise aprofundada. Pode filtrar por veículo, condutor, período ou tipo de despesa, e exportar os dados para Excel para análise adicional ou integração com outros sistemas.

O FleetMax permite analisar tendências e padrões de consumo, facilitando a identificação de despesas fora do normal. Pode comparar custos entre veículos e máquinas para detetar anomalias e saber onde agir com prioridade.

A manutenção preventiva é planeada antecipadamente (ex.: revisões periódicas, mudanças de óleo) para evitar avarias e prolongar a vida útil dos veículos. A manutenção corretiva é registada quando ocorre uma avaria ou problema inesperado que necessita de reparação. O FleetMax permite gerir ambos os tipos, mantendo o histórico completo de todas as intervenções.

O FleetMax permite programar manutenções preventivas para cada veículo ou máquina. Pode configurar revisões técnicas obrigatórias, mudanças de óleo, substituição de pneus e outras intervenções, definindo quando devem ocorrer com base em quilometragem acumulada ou periodicidade temporal.

Pode configurar alertas / lembretes personalizados por quilómetros restantes ou dias antes da manutenção. O FleetMax envia notificações antecipadas para que possa preparar recursos, coordenar equipas e minimizar o tempo de paragem dos veículos.

Sim, pode designar um responsável por levar o veículo à manutenção. O FleetMax notifica automaticamente essa pessoa, garantindo visibilidade total sobre quem está encarregue de cada intervenção.

Sim, o FleetMax mantém um histórico detalhado de todas as manutenções realizadas, incluindo datas, custos, tipos de intervenção, peças substituídas e observações. Esta informação é útil para auditorias e análise de custos acumulados por veículo.

Sim, pode anexar faturas e documentos a cada manutenção e registar todos os custos associados. As faturas podem ainda ser enviadas automaticamente por email para os endereços definidos (ex.: contabilidade).

O FleetMax permite associar contratos de manutenção a cada veículo. Desta forma, as manutenções realizadas ficam ligadas ao contrato correspondente, facilitando o controlo de custos e o cumprimento das condições contratuais.

O FleetMax permite gerir todos os tipos de contratos associados à sua frota:

• Contratos de compra, renting e leasing: com controlo de prazos, valores e quilómetros contratados
• Contratos de manutenção: com definição dos serviços incluídos
• Contratos de seguro: com registo de coberturas e histórico de sinistros

Sim, o FleetMax permite configurar alertas / lembretes automáticos antes do fim de cada contrato, permitindo-lhe preparar a renovação ou renegociar condições com antecedência. Pode configurar a antecedência dos alertas / lembretes para garantir tempo suficiente para agir.

Sim, o FleetMax calcula automaticamente a projeção de quilómetros até ao fim do contrato, com base no histórico de utilização de cada veículo. Esta funcionalidade permite antecipar se vai ultrapassar o limite contratado.

Com base na projeção de quilómetros e no valor por km em excesso definido no contrato, o FleetMax calcula automaticamente o custo estimado que poderá ter de pagar no final do contrato. Desta forma, pode tomar decisões antecipadas para evitar custos surpresa.

Sim, pode associar contratos de manutenção aos contratos de renting ou leasing. Desta forma, consegue facilmente verificar que serviços estão incluídos e manter a ligação entre as manutenções realizadas e os respetivos contratos.

O FleetMax permite registar todas as apólices de seguro de cada veículo, incluindo as coberturas contratadas (responsabilidade civil, danos próprios, furto, assistência em viagem, etc.). Pode ainda manter um histórico completo de acidentes e sinistros associados a cada veículo.

Sim, pode anexar documentos a cada contrato, como contratos assinados, condições gerais, apólices e faturas. Toda a documentação fica centralizada e acessível sempre que precisar.

Com o serviço de GPS do FleetMax, tem acesso a:

• Localização em tempo real de todos os veículos
• Histórico de rotas com percursos, tempos, velocidade e paragens
• Análise de eco-condução para avaliar o estilo de condução
• Alertas inteligentes (excesso de velocidade, uso fora de horário, etc.)
• Geofences personalizados para monitorizar entradas e saídas de zonas
• Leitura de dados CAN (opcional): nível de combustível, RPM, entre outros
• Identificação do condutor (opcional): via chave iButton
• Imobilização remota (opcional): bloqueio do arranque do veículo

Não. O FleetMax funciona de forma totalmente independente do GPS, a maioria das funcionalidades não requer dispositivos de localização. Pode utilizar o software para gerir toda a sua frota sem qualquer GPS instalado. Caso pretenda monitorizar a localização, o GPS é opcional e pode ser instalado apenas nos veículos que desejar, sem necessidade de equipar toda a frota.

O FleetMax disponibiliza vários modelos de dispositivos GPS, desde dispositivos de auto-instalação para maior flexibilidade, até dispositivos com leitura CAN para uma recolha mais avançada de dados do veículo. Para saber qual o dispositivo mais adequado às suas necessidades, fale com a equipa FleetMax e aconselhamos a melhor solução para a sua frota.

O serviço de GPS do FleetMax está disponível em todos os países da Europa. De momento, a instalação dos dispositivos por técnicos especializados é assegurada em Portugal. Para outros países, disponibilizamos o envio de dispositivos de auto-instalação ou o envio do equipamento com instalação a cargo do cliente. Para utilização fora da Europa, contacte a equipa FleetMax para avaliarmos a disponibilidade do serviço.

Em Portugal, asseguramos todo o processo de instalação:

• Fale connosco para identificar o dispositivo ideal
• Os veículos são configurados no FleetMax
• Agenda a data e local da instalação
• Um técnico especializado desloca-se ao local e instala os dispositivos
• Comece a monitorizar a sua frota em tempo real

Fora de Portugal, disponibilizamos duas opções:

• Dispositivos de auto-instalação — enviamos o equipamento com instruções para que possa fazer a instalação de forma autónoma, sem assistência técnica.
• Envio do dispositivo com instalação a cargo do cliente — enviamos o dispositivo e a instalação fica à responsabilidade do cliente, que pode recorrer a um técnico local da sua preferência.

O dispositivo GPS é adquirido pelo cliente na adjudicação do contrato. Quando o período de fidelização terminar, quem pretender continuar com o FleetMax apenas necessita de renovar o acesso à plataforma, o dispositivo já está pago. Caso pretenda cancelar o serviço, o dispositivo é seu e pode utilizá-lo como entender, incluindo noutro serviço de rastreamento (se compatível), bastando trocar o cartão SIM.

O dispositivo GPS pode ser transferido para outro veículo sempre que necessário. Basta contactar a equipa FleetMax para agendar a troca do dispositivo com um técnico (caso necessário) e efetuar as alterações na plataforma.

Sim, o FleetMax foi desenvolvido em conformidade com o RGPD. A plataforma permite gerir os acessos e as informações visíveis por cada colaborador, garantindo que cada utilizador apenas acede aos dados necessários. O FleetMax não utiliza os dados dos clientes para qualquer fim além dos estritamente necessários ao funcionamento do serviço, nem partilha dados com terceiros.

Recomenda-se ainda que informe os condutores sobre a geolocalização dos veículos através de documentação formal.

Os dados de GPS são mantidos por um período de 12 meses, permitindo acesso ao histórico de localização e trajetos dos veículos durante esse período.

Geofences são zonas geográficas que pode desenhar no mapa. Sempre que um veículo entra ou sai dessas zonas, o sistema regista a ocorrência e pode enviar alertas automáticos. É útil para monitorizar visitas a clientes, obras, armazéns ou outras localizações relevantes. Também contribui para a segurança da frota, permitindo detetar movimentações fora de zonas autorizadas ou uso indevido dos veículos.

Pode configurar diversos alertas no FleetMax, incluindo:

• Excesso de velocidade
• Entrada e saída de geofences
• Utilização fora do horário de trabalho

O FleetMax avalia o estilo de condução de cada motorista, analisando fatores como acelerações bruscas, travagens e velocidade. Com base nesta análise, é atribuída uma nota a cada viagem que reflete a qualidade da condução. Esta funcionalidade ajuda a reduzir consumos de combustível e a aumentar a segurança da frota e dos condutores.

A leitura CAN permite aceder a dados diretamente da rede eletrónica do veículo, captando informações em tempo real sobre o seu funcionamento, como:

• Nível de combustível
• RPM do motor
• Quilómetros reais (odómetro)
• Outros dados técnicos

Esta funcionalidade requer um dispositivo GPS com leitura CAN e compatibilidade com o veículo.

Com a funcionalidade opcional de identificação do condutor, cada motorista utiliza uma chave iButton para se identificar ao iniciar a condução. Desta forma, cada viagem fica associada ao condutor que a realizou.

Sim, com a funcionalidade opcional de imobilização remota, pode bloquear o arranque do veículo à distância através do FleetMax. Esta funcionalidade requer instalação específica e permite aumentar a segurança da frota em caso de roubo ou uso indevido.

O sistema de reservas segue um processo simples em 3 passos:

• Pedido de reserva: O colaborador submete o pedido através da App ou versão Web para as datas pretendidas
• Validação do responsável: O gestor de frota recebe o pedido, valida ou recusa, e atribui o veículo mais adequado
• Notificação automática: O colaborador é alertado da aprovação e recebe os detalhes do veículo atribuído

Sim, os colaboradores podem submeter pedidos de reserva através da App mobile (iOS e Android) ou do portal Web, sem necessidade de intermediários. A reserva é feita em segundos.

Sim, existe um fluxo de aprovação. O gestor de frota recebe os pedidos de reserva e pode aprovar ou recusar cada pedido. Ao aprovar, atribui o veículo mais adequado ao colaborador. Ambas as partes são notificadas automaticamente sobre o estado da reserva.

Através da gestão de perfis de utilizadores, pode definir quem tem permissões para aprovar reservas. Também é possível utilizar o sistema de reservas sem fluxo de aprovação, permitindo que os condutores reservem os ativos diretamente sem necessidade de validação. Fale com a equipa FleetMax para configurar a conta com o sistema que melhor se adequa à sua organização.

Sim, o FleetMax bloqueia automaticamente sobreposições, impedindo que o mesmo veículo seja reservado por mais do que uma pessoa no mesmo período. Isto elimina conflitos e garante uma gestão eficiente dos ativos partilhados.

Pode marcar o veículo como imobilizado (avariado ou em manutenção) no FleetMax. Veículos imobilizados ficam automaticamente indisponíveis para reserva, garantindo que a equipa só consegue reservar ativos operacionais.

Sim, o FleetMax permite filtrar por datas e visualizar quais os veículos disponíveis no período pretendido.

O FleetMax permite gerir permissões de acesso através de diferentes perfis de utilizador. Pode controlar quem tem acesso ao sistema de reservas e definir que ativos cada utilizador pode ver. Para regras mais específicas, contacte a equipa FleetMax para avaliar soluções personalizadas.

Através da funcionalidade de verificações do FleetMax, o colaborador pode realizar um check-up rápido do estado do veículo antes e/ou depois da utilização, através da App. Permite registar:

• Estado exterior do veículo
• Estado do interior e limpeza
• Nível de combustível
• Registo fotográfico de danos

Esta funcionalidade garante que os veículos são entregues em bom estado, responsabiliza os condutores e contribui para o aumento da vida útil dos veículos.

Sim, o FleetMax mantém um registo digital completo de todas as utilizações, permitindo saber "quem conduziu o quê e quando". Pode consultar o histórico de reservas por veículo e caso tenha GPS instalado, também o histórico de trajetos realizados.

Preencha o formulário de contacto no nosso site. Entraremos rapidamente em contacto para agendar uma conversa, perceber as suas necessidades e a realidade da sua organização, e apresentar uma proposta adequada.

Sim, pode solicitar um teste gratuito. Preencha o formulário de contacto a indicar que pretende experimentar o FleetMax e entraremos em contacto para dar seguimento ao pedido.