Gestão de contratos: Centralize o Renting, Leasing e Seguros da sua frota.

No FleetMax, os contratos associados a cada veículo, que representam as suas despesas fixas, estão organizados em três tipos:

• Contratos de aquisição: abrangem as diferentes formas de deter ou financiar o veículo, como compra, crédito, renting, leasing ou Flex Rent
• Contratos de manutenção: relativos a serviços de manutenção contratados, como pneus, revisões ou assistência
• Contratos de seguro: as apólices de seguro do veículo

Para cada contrato, pode registar as datas de início e fim, o fornecedor, os valores, o número e estado, e os documentos associados, mantendo toda a informação centralizada e acessível a qualquer momento.

Sim. Para cada contrato, pode criar um lembrete que o avisa antes da data de fim, com a antecedência que definir (por exemplo, 30, 60 ou 90 dias antes). Assim, tem sempre tempo para renovar, renegociar ou encerrar o contrato, sem o risco de renovações automáticas indesejadas ou de ficar sem cobertura.

Pode ainda definir quem recebe cada lembrete, direcionando-o para a pessoa certa, e configurá-lo para se repetir com a frequência que pretender até uma data-limite, garantindo que o assunto não é esquecido enquanto não for resolvido.

Para uma visão de conjunto, o FleetMax reúne todos estes avisos na área de Lembretes e permite ainda adicionar ao painel de controlo dashboards que listam os contratos a expirar em breve e os que já expiraram, dando-lhe uma perspetiva imediata de tudo o que precisa da sua atenção.

Sim. No FleetMax, pode anexar a cada contrato os respetivos documentos, como o próprio contrato, apólices, condições, aditamentos ou faturas, mantendo-os ligados ao contrato correspondente e acessíveis sempre que precisar.

Desta forma, toda a documentação fica organizada e disponível num só lugar, o que é especialmente útil no momento de uma renovação, renegociação ou em caso de sinistro ou reclamação.

Nos contratos de renting, é habitual existir um limite de quilómetros contratado, cuja ultrapassagem pode gerar penalizações. Por isso, no FleetMax pode registar os quilómetros contratados de cada veículo e acompanhar, ao longo do tempo, como se comparam com os quilómetros reais percorridos.

Nos painéis de controlo, encontra dashboards que mostram a quilometragem atual face à contratada, a projeção de quando o limite será atingido e os veículos que já ultrapassaram (ou estão prestes a ultrapassar) o valor contratado. O FleetMax estima ainda o custo adicional que terá de pagar caso os quilómetros projetados se confirmem, permitindo-lhe saber, em euros, qual o impacto do excesso.

Assim, consegue antecipar desvios e tomar decisões a tempo, como ajustar a utilização de um veículo ou renegociar o contrato antes de as penalizações se concretizarem.

Sim. No FleetMax, pode registar um contrato de manutenção para cada veículo, indicando o fornecedor, o tipo de serviço abrangido (por exemplo, pneus, revisões ou uma manutenção mais completa), as datas de vigência e o custo associado.

Ter o contrato de manutenção registado permite-lhe saber exatamente o que está coberto e até quando, e receber um lembrete antes de expirar. As intervenções que forem sendo realizadas podem depois ser associadas a este contrato, ajudando a confirmar que os serviços contratados estão a ser cumpridos.

Quando um contrato chega à data de fim, o FleetMax passa a identificá-lo como expirado, mas mantém-no sempre acessível no histórico do veículo. Assim, não perde o registo das condições, dos valores e dos documentos de contratos anteriores, o que é útil para consulta, comparação ou auditoria.

Se tiver criado um lembrete para o fim do contrato, é avisado com antecedência, com tempo para decidir se pretende renovar, substituir ou encerrar o contrato. Desta forma, um contrato nunca termina sem que tenha oportunidade de agir, evitando renovações automáticas indesejadas ou períodos sem cobertura.