Questions Fréquentes: Logiciel de gestion de flotte

FleetMax est un logiciel de gestion de flotte, développé au Portugal par SparkleIT, qui permet aux entreprises de toute taille de gérer véhicules et machines sur une seule plateforme, accessible sur le web et via une application mobile. Il centralise actifs, dépenses, entretiens, contrats, localisation GPS et réservations, en remplacement des feuilles Excel et des documents éparpillés.

FleetMax a été conçu pour résoudre les difficultés courantes de la gestion de flotte :

• Réduire le temps administratif perdu à gérer la flotte avec des feuilles Excel et des documents dispersés ;
• Améliorer la visibilité sur l'ensemble de la flotte, avec les informations de chaque véhicule ou machine réunies au même endroit ;
• Réduire les coûts de la flotte en identifiant des pistes d'économies grâce à l'analyse des dépenses, des consommations et des indicateurs par actif ;
• Éviter les oublis et les coûts imprévus, avec des alertes automatiques pour les entretiens, les contrôles techniques et les renouvellements de documents et de contrats.

FleetMax est développé par SparkleIT | Information Technologies, une entreprise technologique portugaise fondée en 2014, dont le siège se trouve à Viana do Castelo, dans le nord du Portugal. SparkleIT crée des solutions numériques qui aident les entreprises à optimiser leurs processus, et FleetMax est son produit dédié à la gestion de flotte.

Pour en savoir plus sur l'entreprise, consultez la page Qui sommes-nous.

FleetMax convient aux entreprises de toutes tailles, des PME aux grandes organisations, qui ont des véhicules ou des machines à gérer. C'est une solution évolutive, conçue pour simplifier la gestion de la flotte quelle que soit sa taille, et qui accompagne la croissance de l'entreprise.

Le logiciel s'adapte à de nombreux secteurs d'activité, tels que :

• Transport et logistique
• Bâtiment et travaux publics
• Services techniques et réparations
• Nettoyage et facility management
• Soins à domicile
• Commerce et distribution
• Secteur public et collectivités locales
• Agences de publicité et de marketing
• Services commerciaux et forces de vente
• Sécurité et surveillance

FleetMax permet de gérer une grande variété de véhicules et de machines, notamment :

• Voitures particulières et véhicules utilitaires légers
• Motos
• Camions et fourgons
• Tracteurs et machines agricoles
• Engins de chantier
• Remorques et semi-remorques
• Autres équipements motorisés

Pour chaque actif, vous centralisez toutes les informations utiles au même endroit : documents, contrats, dépenses, entretiens, affectation des conducteurs et localisation GPS.

Oui. FleetMax fonctionne de façon totalement indépendante du GPS : la localisation est optionnelle et n'est pas nécessaire pour utiliser la plateforme. Sans aucun boîtier installé, vous pouvez gérer toute la flotte, notamment :

• L'enregistrement des véhicules et des machines
• Le suivi des dépenses et du carburant
• La gestion des entretiens
• Les contrats et les documents
• Les réservations et l'affectation des conducteurs
• Les alertes et rappels automatiques

La localisation GPS peut être activée plus tard, uniquement sur les actifs de votre choix, sans devoir équiper toute la flotte.

FleetMax est disponible en deux versions synchronisées : une version web et une application mobile. Vous y accédez depuis n'importe où et depuis n'importe quel appareil : ordinateur, tablette ou smartphone.

• Version web : fonctionne directement dans le navigateur, sans aucune installation. Une connexion internet suffit.
• Application mobile : disponible pour Android (Google Play) et iOS (App Store). Il suffit de télécharger l'application sur la boutique correspondante.

L'application mobile est particulièrement utile aux conducteurs, qui peuvent envoyer leurs réservations, leurs demandes de remboursement de frais et leurs contrôles de véhicule directement depuis leur téléphone.

Oui. FleetMax inclut un support technique par téléphone et par e-mail, disponible les jours ouvrés de 9h à 18h, avec un contact direct avec le gestionnaire de compte attribué à chaque client, sans chatbot ni intermédiaire. Nous privilégions la proximité et un accompagnement personnalisé, pour que chaque entreprise parle toujours à quelqu'un qui connaît sa réalité.

FleetMax a été conçu pour être intuitif, avec une prise en main rapide : la plupart des équipes commencent à l'utiliser sans formation. Nous proposons néanmoins un service d'onboarding, qui comprend la formation et l'aide au paramétrage initial de toute la plateforme, que les clients peuvent demander à tout moment.

FleetMax propose plusieurs profils utilisateur prédéfinis, chacun avec des niveaux de droits et d'accès différents aux fonctionnalités et aux informations. Vous contrôlez ainsi facilement qui peut consulter, modifier ou gérer chaque type de données de la flotte, pour plus de sécurité, de confidentialité et d'organisation.

Si votre entreprise a des besoins spécifiques, notre équipe peut étudier la personnalisation des règles d'accès et les adapter à votre structure interne.

Oui. FleetMax permet d'exporter les données au format Excel, ce qui facilite leur importation dans les autres systèmes utilisés par votre entreprise. Pour des intégrations directes via API, notre équipe évalue les besoins propres à chaque cas et présente une proposition adaptée à la complexité du projet.

L'accès à FleetMax démarre à 1,90 € par actif et par mois. Le montant final dépend de la taille de la flotte et des fonctionnalités souhaitées ; il est ajusté à chaque entreprise dans une proposition personnalisée.

Le modèle de licence est généralement par actif et par mois, mais nous nous adaptons à d'autres formules lorsque cela correspond mieux à la réalité du client. Pour connaître le tarif adapté à votre flotte, réservez une démonstration ou contactez-nous via le formulaire du site : nous vous préparerons une proposition sur mesure.

Oui. FleetMax prévoit une période d'engagement qui varie généralement entre 12 et 24 mois, selon la proposition convenue avec chaque client. Les conditions exactes sont toujours présentées clairement dans la proposition, avant toute signature.

Non. FleetMax n'exige aucun nombre minimum de véhicules et s'adapte aux flottes de toutes tailles. Cela dit, c'est à partir d'une dizaine de véhicules ou de machines que la plupart des entreprises tirent le meilleur parti de la plateforme, car le volume de dépenses, d'entretiens et de documents à gérer rend la centralisation et l'automatisation particulièrement rentables.

Quelle que soit la taille actuelle de votre flotte, FleetMax accompagne la croissance de l'entreprise, sans avoir à changer de solution au fur et à mesure que vous ajoutez des actifs.

FleetMax est disponible en portugais, en anglais et en français, aussi bien dans la version web que dans l'application mobile. Chaque utilisateur peut travailler dans la langue de son choix.

Nous ajoutons de nouvelles langues au fil des besoins de nos clients. Si vous avez besoin de FleetMax dans une autre langue, parlez-nous-en.

Un fichier Excel suffit pour l'enregistrement de base, mais il devient vite difficile à tenir à jour à mesure que la flotte grandit : informations dispersées dans plusieurs fichiers, aucune alerte, aucun historique fiable et dépendance à la saisie manuelle. FleetMax a justement été conçu pour dépasser ces limites.

Face à un fichier Excel, FleetMax permet de :

• Tout centraliser au même endroit : actifs, dépenses, entretiens, contrats et documents ne sont plus éparpillés entre plusieurs fichiers et plusieurs personnes.
• Automatiser alertes et rappels : vous êtes prévenu avant les contrôles techniques, les entretiens et les renouvellements de contrats ou de documents, ce qui évite les oublis générateurs de coûts ou d'amendes.
• Y accéder partout : l'information est toujours à jour et disponible sur le web et dans l'application mobile, y compris pour les conducteurs sur le terrain.
• Analyser les coûts automatiquement : des indicateurs comme le coût au kilomètre, la consommation moyenne et le coût total de possession (TCO) sont calculés sans formules manuelles.
• Conserver l'historique et la traçabilité : chaque modification, dépense ou entretien est enregistré, sans risque d'écrasement ni de suppression accidentelle.
• Contrôler les accès : chaque collaborateur ne voit que ce qui le concerne, contrairement à un fichier partagé sans gestion des droits.

Résultat : moins de temps administratif, une meilleure visibilité sur la flotte et davantage d'occasions d'économiser.

Commencer avec FleetMax est simple. Réservez une démonstration ou envoyez-nous une demande de contact via le formulaire du site. Nous prenons connaissance de votre flotte, vous présentons la plateforme et préparons une proposition adaptée à votre entreprise.

Une fois la proposition acceptée, la mise à disposition du service peut être quasi immédiate ou prendre de quelques jours à quelques semaines, selon le volume de données à migrer et l'éventuelle installation de boîtiers GPS. FleetMax est intuitif et facile à utiliser, et notre équipe vous accompagne tout au long du processus. Si vous préférez une solution clé en main, sans passer de temps sur le paramétrage initial, vous pouvez demander un service d'onboarding complet, pour que la plateforme soit configurée au mieux dès le premier jour.

Pour faire le premier pas, réservez une démonstration ou envoyez-nous une demande de contact.

Dans FleetMax, chaque actif dispose d'une fiche complète où vous centralisez toutes les informations utiles. Vous pouvez y enregistrer :

• Identification : segment, marque, modèle, immatriculation, couleur, cylindrée et photo
• Gestion et utilisation : conducteur affecté, disponibilité à la réservation, agence ou service et objectif mensuel de kilomètres
• Carburant : type, consommation de référence et carte associée
• Localisation et documents : boîtiers GPS associés et documents techniques joints, comme les fiches techniques, les manuels ou les certificats

Oui. FleetMax propose des champs personnalisables, qui vous permettent d'ajouter les informations techniques pertinentes pour chaque actif de votre flotte. Si vous avez besoin d'autres champs plus spécifiques, parlez-en à l'équipe FleetMax : nous étudierons la possibilité de les intégrer.

Oui, FleetMax gère les deux cas. Vous pouvez affecter un conducteur attitré à chaque véhicule ou machine et, en parallèle, définir quels actifs restent disponibles à la réservation par d'autres collaborateurs. Vous gérez ainsi aussi bien les véhicules à usage exclusif que les véhicules partagés, au plus près du fonctionnement de votre entreprise.

Les contrôles FleetMax sont des vérifications rapides de l'état de chaque véhicule, réalisées depuis l'application mobile. En enregistrant un contrôle, le conducteur peut noter librement tout ce qu'il constate : saleté, nouvelle rayure, pneu en mauvais état ou voyant moteur allumé, ce qui aide à détecter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Chaque vérification peut être documentée par des notes et des photos, et tout l'historique des contrôles reste rattaché au véhicule. Lorsqu'un contrôle révèle une anomalie, le gestionnaire peut, à partir de cette note, ouvrir une demande d'intervention ou immobiliser le véhicule, pour que les problèmes soient traités à temps. Ces contrôles peuvent être périodiques, ponctuels ou effectués au moment de la prise du véhicule.

Par défaut, les notes sont libres mais, si vous le préférez, l'équipe FleetMax peut créer pour vous une liste de vérification personnalisée, avec les points que votre entreprise souhaite voir systématiquement confirmés.

Lorsqu'un véhicule ou une machine est en panne ou à l'atelier, vous pouvez le marquer comme immobilisé dans FleetMax. L'immobilisation peut être saisie manuellement ou déclenchée à partir d'une anomalie détectée lors d'un contrôle. L'actif devient automatiquement indisponible à la réservation, ce qui évite que des collaborateurs comptent sur un véhicule hors service.

Vous pouvez également indiquer quel véhicule de remplacement utiliser pendant la période d'immobilisation, en conservant un historique complet de tous les incidents et remplacements.

Oui. Dans FleetMax, chaque véhicule fait office d'archive centrale réunissant tous les documents qui le concernent, toujours accessibles au même endroit. Vous pouvez notamment y joindre :

• Contrats d'achat, de crédit ou de location (leasing, location longue durée)
• Contrats d'entretien
• Polices d'assurance
• Documents techniques (fiches techniques, manuels, certificats)
• Factures et autres justificatifs

Pour les documents à durée de validité limitée, comme les contrats et les polices, vous pouvez configurer des alertes et des rappels automatiques afin d'être prévenu avant chaque échéance et d'avoir le temps de renouveler ou de renégocier.

FleetMax propose plus de 50 widgets et indicateurs que vous choisissez et combinez librement, pour créer des tableaux de bord à la mesure des priorités de votre entreprise. Ils peuvent refléter la vision globale de la flotte ou le détail de chaque actif.

Les indicateurs sont organisés par domaine, par exemple :

• Flotte : état des actifs (actifs, immobilisés, inactifs), localisation en temps réel, répartition par type de carburant
• Finances : dépenses totales de la période, répartition des coûts, coût au kilomètre (€/km), coût total de possession (TCO)
• Kilométrage : kilomètres réels vs contractuels, projection du dépassement et coût estimé associé
• Contrats : contrats arrivant à échéance sous 30, 60 ou 90 jours, coût mensuel des contrats en cours
• Entretiens : entretiens prévus, entretiens en retard, coût total cumulé
• Exploitation : réservations dans les 48 prochaines heures, demandes de réservation en attente, rappels actifs
• Durabilité : émissions de CO₂ estimées et rapports d'éco-conduite

Tous les indicateurs se mettent à jour automatiquement à partir des saisies de dépenses, de pleins, de contrats, d'entretiens et de kilomètres, offrant une vision claire de la performance et de la rentabilité de chaque actif et de la flotte dans son ensemble.

Oui. Dans FleetMax, vous définissez le niveau d'accès aux actifs de chaque utilisateur, parmi trois options :

• Tous les actifs : l'utilisateur accède à tous les véhicules et machines, actuels et futurs
• Uniquement les actifs sélectionnés : l'utilisateur n'accède qu'aux actifs qui lui sont attribués
• Uniquement les actifs réservables : l'utilisateur ne voit que les véhicules partagés qu'il peut réserver

Chaque collaborateur n'accède ainsi qu'à l'information utile à sa fonction, ce qui renforce la sécurité, la confidentialité et l'organisation des données.

Oui. FleetMax ne se limite pas aux véhicules routiers immatriculés : il gère tout type d'actif, y compris les machines et équipements sans immatriculation, comme les groupes électrogènes, les chariots élévateurs, les engins de chantier ou le matériel agricole.

Vous pouvez identifier ces actifs de la manière qui vous convient le mieux (numéro de série, numéro interne ou désignation propre, par exemple) et gérer de la même façon dépenses, entretiens, documents, contrats et indicateurs.

Oui. Si votre flotte est déjà enregistrée dans un autre format, comme un fichier Excel, vous n'avez pas à saisir chaque véhicule manuellement. FleetMax met à disposition un modèle Excel qu'il suffit de compléter avec les données de vos actifs et d'importer, pour créer toute la flotte en une seule fois.

Pendant la phase de paramétrage initial, notre équipe peut vous accompagner dans cette étape et s'assurer que les données sont correctement importées dans la plateforme.

Oui. FleetMax vous aide à ne jamais manquer une échéance importante, grâce à des rappels que vous pouvez configurer de deux façons.

Lorsque vous saisissez un contrat (leasing, location longue durée, entretien, assurance, etc.) ou que vous programmez un entretien prévu, vous pouvez y associer immédiatement un rappel, afin d'être prévenu avant la fin du contrat ou la date prévue de l'intervention.

Pour tout le reste, FleetMax dispose d'un espace Rappels dédié, où vous créez vos propres catégories et configurez des alertes pour n'importe quelle obligation de la flotte : contrôle technique obligatoire, validité des permis de conduire ou tout autre document ou événement que vous souhaitez suivre.

Dans tous les cas, les rappels sont paramétrables : vous définissez le délai de prévenance, en nombre de jours ou en kilomètres. Vous avez ainsi toujours le temps d'agir et vous évitez amendes, immobilisations ou circulation de véhicules dont les documents ne sont pas à jour.

Dans FleetMax, cet espace est consacré aux dépenses variables de la flotte, c'est-à-dire à tous les coûts du quotidien à l'exception des entretiens, qui disposent de leur propre espace. Vous pouvez enregistrer des dépenses telles que :

• Carburant
• Péages et badges de télépéage
• Stationnement
• Lavages et petits achats (essuie-glaces, par exemple)
• Amendes

Vous pouvez également créer des catégories personnalisées pour organiser les dépenses propres à votre activité et voir clairement le poids de chaque type de coût dans le budget de la flotte.

Les dépenses fixes, comme les contrats de leasing, de location longue durée ou d'assurance, sont gérées dans l'espace Contrats, et les interventions dans l'espace Entretiens : chaque type de coût reste ainsi à sa place.

Oui. FleetMax permet d'importer des dépenses en masse à partir des fichiers Excel de vos fournisseurs : stations-service, opérateurs de péage ou cartes carburant. Il suffit de faire correspondre les colonnes du fichier une seule fois, et FleetMax rattache ensuite automatiquement chaque dépense au véhicule correspondant.

Vous gagnez du temps et évitez les erreurs de saisie manuelle, en particulier dans les flottes qui comptent de nombreux pleins et mouvements mensuels.

Les centres de coûts de FleetMax permettent de regrouper les coûts de la flotte de la manière la plus pertinente pour votre activité : par chantier, projet, client ou service, par exemple. L'affectation des dépenses aux centres de coûts peut se faire de deux façons :

• Manuelle : vous rattachez chaque dépense à son centre de coûts, avec un contrôle total sur la répartition.
• Automatique (avec GPS) : en traçant des géofences sur la carte, FleetMax enregistre automatiquement le temps et les kilomètres à chaque entrée d'un véhicule dans ces zones, et répartit les dépenses entre les centres de coûts sur cette base.

Vous imputez ainsi les coûts réels de la flotte à chaque centre de coûts et obtenez une vision fiable de ce que coûte chaque chantier, projet ou client.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez associer une carte carburant à chaque véhicule : les dépenses de cette carte sont alors automatiquement rattachées à l'actif correspondant. En fin de mois, il suffit d'importer le fichier Excel du fournisseur pour que les dépenses de carburant et les autres consommations soient affectées à chaque véhicule, sans saisie manuelle.

Cette association facilite le suivi des consommations par véhicule et la détection des usages inhabituels.

Oui. Lorsqu'un conducteur avance une dépense de sa poche (carburant, stationnement ou lavage, par exemple), il peut envoyer sa demande de remboursement directement depuis l'application mobile FleetMax. Le processus suit ensuite ces étapes :

• Le gestionnaire de flotte reçoit la demande et peut l'approuver ou la refuser.
• Après approbation, il peut indiquer quand le remboursement a effectivement été payé.
• Tout l'historique des demandes, approbations et paiements est conservé et consultable à tout moment.

Les remboursements ne dépendent plus d'e-mails ni de papiers volants : tout le processus est tracé et transparent.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez joindre des documents à chaque dépense enregistrée : factures, reçus ou autres justificatifs. Le justificatif reste ainsi rattaché à la dépense correspondante et accessible dès que vous en avez besoin, pour vérification, audit ou transmission à la comptabilité.

FleetMax propose des tableaux de bord et des listes détaillées pour analyser les dépenses de votre flotte. Sur les tableaux de bord, vous trouvez des indicateurs comme l'évolution mensuelle des dépenses, la répartition des coûts par type (carburant, péages, amendes, etc.) et le coût par véhicule.

Dans les listes, vous pouvez filtrer les dépenses par véhicule, conducteur, période ou type, avec totaux et moyennes pour une analyse plus poussée. Toutes les données peuvent être exportées vers Excel, pour une analyse complémentaire ou une intégration dans d'autres systèmes.

Au-delà des dépenses variables, FleetMax croise ces données avec les contrats, les entretiens et les kilomètres de chaque véhicule, et calcule des indicateurs globaux comme le coût mensuel moyen, le coût au kilomètre (€/km) et le coût total de possession (TCO). Ces indicateurs font partie des plus de 50 widgets configurables qui vous permettent de composer des tableaux de bord à la mesure des priorités de votre entreprise.

FleetMax propose plusieurs tableaux de bord qui aident à repérer rapidement les coûts inhabituels de votre flotte. On y trouve notamment des classements et des comparateurs :

• Actifs au coût total de possession (TCO) le plus élevé
• Actifs au coût au kilomètre (€/km) le plus élevé
• Actifs aux dépenses les plus élevées
• Conducteurs aux dépenses les plus élevées
• Comparateur de véhicules

Lorsqu'un actif affiche des valeurs très supérieures au reste de la flotte, c'est le signe qu'un problème existe peut-être, du côté des dépenses, des contrats ou des entretiens. À partir de là, une recherche rapide dans FleetMax vous mène à l'origine du coût et vous indique où agir en priorité.

Oui. FleetMax calcule la consommation réelle de chaque véhicule en croisant les litres saisis dans les dépenses de carburant avec les kilomètres parcourus, relevés par GPS ou saisis manuellement lors de l'enregistrement de la dépense.

Chaque fiche véhicule peut comporter une consommation de référence, et FleetMax compare la consommation réelle à cette valeur. Les tableaux de bord mettent en évidence les véhicules dont la consommation dépasse la référence et permettent de comparer les consommations entre actifs.

Vous détectez ainsi facilement les situations anormales — fuites éventuelles, pannes, conduite peu efficiente ou pleins injustifiés — et gardez la main sur l'un des principaux postes de coûts de la flotte.

Oui. FleetMax permet d'exporter les dépenses de la flotte vers Excel, avec des filtres par véhicule, conducteur, période ou type de dépense, ce qui facilite le partage de l'information avec la comptabilité ou son importation dans d'autres systèmes.

Comme vous pouvez joindre les factures et les justificatifs à chaque dépense, la documentation reste organisée et accessible à des fins comptables, sans recherche manuelle de documents éparpillés.

La principale différence tient au moment et à l'objectif de chacune :

• Maintenance préventive : planifiée à l'avance pour éviter les pannes et prolonger la durée de vie des véhicules. Elle comprend par exemple les révisions périodiques, les vidanges ou le remplacement des pneus, programmés au kilométrage ou dans le temps.
• Maintenance corrective : réalisée lorsqu'une panne ou un problème imprévu exige une réparation ; elle intervient donc après l'apparition du problème.

Dans FleetMax, vous gérez les deux types de maintenance et conservez l'historique complet de toutes les interventions de chaque véhicule, ce qui aide à savoir si vous investissez davantage dans la prévention ou dans les réparations.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez planifier les entretiens préventifs de chaque véhicule ou machine en définissant une alerte qui vous prévient à l'avance, sur la base du kilométrage (par exemple, 1 000 km avant la révision) ou du délai (par exemple, 15 jours avant).

Vous pouvez programmer des interventions telles que les contrôles techniques obligatoires, les vidanges ou le remplacement des pneus. Chaque entretien est défini individuellement, avec sa propre alerte, ce qui vous donne un contrôle total sur chaque intervention et garantit qu'aucun entretien essentiel n'est oublié.

Lorsque vous planifiez un entretien dans FleetMax, vous lui associez un rappel qui vous prévient à l'avance : vous choisissez d'être notifié à partir d'un nombre de kilomètres restants ou d'un nombre de jours avant la date prévue.

Vous pouvez aussi définir qui reçoit chaque rappel. Plutôt que d'être systématiquement notifié vous-même, vous pouvez l'adresser à la bonne personne — le conducteur du véhicule ou le responsable des entretiens — pour que l'alerte parvienne à celui qui doit agir.

Ces notifications anticipées laissent le temps de préparer les ressources, de coordonner les équipes et de programmer l'intervention, en réduisant au minimum l'immobilisation des véhicules. Outre les rappels d'entretien, FleetMax dispose d'un espace Rappels où vous suivez toutes les notifications de la flotte au même endroit, y compris les entretiens prévus et ceux déjà en retard.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez désigner la personne chargée d'amener chaque véhicule à l'entretien, ce qui donne une visibilité totale sur qui s'occupe de chaque intervention et évite qu'une d'entre elles reste sans responsable.

Si vous souhaitez que cette personne soit informée de la date, il suffit de créer un rappel pour l'entretien et de la sélectionner comme destinataire : elle recevra la notification avec le délai de prévenance défini.

Oui. FleetMax conserve un historique détaillé de tous les entretiens réalisés sur chaque véhicule, avec les dates, les coûts, le type d'intervention, les pièces remplacées et les observations.

Cet historique donne une vision complète de la vie de chaque actif. Il est particulièrement utile pour les audits, pour analyser les coûts cumulés par véhicule et pour éclairer des décisions, comme évaluer s'il vaut mieux conserver ou remplacer un véhicule qui nécessite des réparations fréquentes.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez joindre les factures et d'autres documents à chaque entretien et enregistrer tous les coûts liés à l'intervention, le tout rattaché au véhicule concerné.

FleetMax peut en outre envoyer automatiquement ces factures par e-mail aux adresses que vous définissez, comme celle de la comptabilité. La documentation parvient ainsi à ceux qui en ont besoin sans transferts manuels, ce qui fait gagner du temps et évite qu'une facture se perde.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez rattacher les entretiens à un contrat d'entretien du véhicule. Chaque intervention réalisée est alors liée au contrat correspondant, ce qui facilite le suivi des coûts et la vérification que les prestations prévues au contrat sont bien assurées.

Oui. Lors de la création du rappel d'un entretien, vous pouvez le configurer pour qu'il se répète à la fréquence de votre choix, jusqu'à une date limite que vous définissez. Tant que l'entretien n'est pas réalisé, vous continuez d'être relancé, ce qui évite qu'une intervention en retard passe inaperçue.

Par ailleurs, le tableau de bord de FleetMax comprend un widget qui liste tous les entretiens en retard et vous donne une vision immédiate des interventions dont la date prévue est dépassée et qui n'ont pas encore été effectuées.

Oui. Comme FleetMax enregistre tous les entretiens et leurs coûts par véhicule, vous identifiez facilement les actifs qui dépensent le plus en interventions, grâce aux tableaux de bord et à l'historique de chaque véhicule.

Cette analyse aide à repérer les véhicules aux réparations récurrentes ou aux coûts d'entretien supérieurs à la normale — un signal qui peut justifier une inspection plus poussée ou appuyer la décision de remplacer le véhicule lorsque le conserver n'est plus rentable.

Dans FleetMax, les contrats rattachés à chaque véhicule, qui constituent ses dépenses fixes, sont organisés en trois types :

• Contrats d'acquisition : ils couvrent les différentes façons de détenir ou de financer le véhicule : achat, crédit, location longue durée, leasing ou location flexible
• Contrats d'entretien : relatifs aux prestations d'entretien souscrites, comme les pneus, les révisions ou l'assistance
• Contrats d'assurance : les polices d'assurance du véhicule

Pour chaque contrat, vous pouvez enregistrer les dates de début et de fin, le fournisseur, les montants, le numéro et le statut, ainsi que les documents associés, en gardant toute l'information centralisée et accessible à tout moment.

Oui. Dans FleetMax, chaque contrat possède ses dates de début et de fin, ce qui permet de suivre sa durée et de savoir à tout moment quels contrats sont en cours, expirés ou sur le point de se terminer.

À partir de la date de fin, vous pouvez créer un rappel qui vous prévient avec le délai de votre choix, vous laissant le temps de renouveler, de renégocier ou de clôturer le contrat avant son échéance.

Oui. Pour chaque contrat, vous pouvez créer un rappel qui vous alerte avant la date de fin, avec le délai de prévenance de votre choix (30, 60 ou 90 jours avant, par exemple). Vous avez ainsi toujours le temps de renouveler, de renégocier ou de clôturer le contrat, sans risque de reconduction tacite indésirable ni de rupture de couverture.

Vous pouvez également définir qui reçoit chaque rappel, en l'adressant à la bonne personne, et le configurer pour qu'il se répète à la fréquence souhaitée jusqu'à une date limite, afin que le sujet ne soit pas oublié tant qu'il n'est pas traité.

Pour une vue d'ensemble, FleetMax regroupe toutes ces alertes dans l'espace Rappels et permet d'ajouter au tableau de bord des widgets qui listent les contrats arrivant bientôt à échéance et ceux déjà expirés, pour une vision immédiate de tout ce qui requiert votre attention.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez joindre à chaque contrat les documents correspondants : le contrat lui-même, les polices, les conditions, les avenants ou les factures, en les gardant liés au contrat et accessibles dès que nécessaire.

Toute la documentation est ainsi organisée et disponible au même endroit, ce qui est particulièrement utile au moment d'un renouvellement, d'une renégociation ou en cas de sinistre ou de réclamation.

Les contrats de location longue durée prévoient généralement un plafond kilométrique contractuel, dont le dépassement peut entraîner des pénalités. FleetMax vous permet donc d'enregistrer le kilométrage contractuel de chaque véhicule et de suivre dans le temps sa comparaison avec les kilomètres réellement parcourus.

Les tableaux de bord affichent le kilométrage actuel par rapport au kilométrage contractuel, la projection de la date à laquelle le plafond sera atteint et les véhicules qui l'ont déjà dépassé (ou sont sur le point de le faire). FleetMax estime en outre le coût supplémentaire à payer si le kilométrage projeté se confirme, ce qui vous permet de connaître, en euros, l'impact du dépassement.

Vous anticipez ainsi les écarts et prenez vos décisions à temps : ajuster l'utilisation d'un véhicule ou renégocier le contrat avant que les pénalités ne se concrétisent.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez enregistrer un contrat d'entretien pour chaque véhicule, en indiquant le fournisseur, le type de prestation couverte (pneus, révisions ou entretien plus complet, par exemple), les dates de validité et le coût associé.

Disposer du contrat d'entretien enregistré vous permet de savoir exactement ce qui est couvert et jusqu'à quand, et de recevoir un rappel avant son expiration. Les interventions réalisées au fil du temps peuvent ensuite être rattachées à ce contrat, ce qui aide à confirmer que les prestations souscrites sont bien assurées.

Lorsqu'un contrat atteint sa date de fin, FleetMax le signale comme expiré tout en le conservant accessible dans l'historique du véhicule. Vous ne perdez donc jamais la trace des conditions, des montants et des documents des contrats antérieurs, ce qui est utile pour consultation, comparaison ou audit.

Si vous avez créé un rappel pour la fin du contrat, vous êtes prévenu à l'avance et disposez du temps nécessaire pour décider de le renouveler, de le remplacer ou de le clôturer. Un contrat ne se termine ainsi jamais sans que vous ayez eu l'occasion d'agir, ce qui évite les reconductions tacites indésirables et les périodes sans couverture.

Avec le service GPS de FleetMax, vous suivez votre flotte en temps réel et accédez à un large ensemble de fonctionnalités :

• Localisation en temps réel de tous les véhicules sur la carte
• Historique des trajets avec parcours, durées, vitesses et arrêts
• Analyse d'éco-conduite pour évaluer le style de conduite
• Alertes automatiques d'excès de vitesse, d'utilisation hors horaires ou d'entrée et de sortie de zones
• Géofences personnalisées pour surveiller les entrées et sorties sur des sites, chez des clients ou dans des entrepôts
• Lecture des données CAN (en option) : niveau de carburant, régime moteur, kilométrage réel et autres données du véhicule
• Identification du conducteur (en option) : par clé iButton, pour savoir qui a conduit lors de chaque trajet

Non. Dans FleetMax, le GPS est entièrement optionnel et peut n'être installé que sur les véhicules de votre choix, sans devoir équiper toute la flotte. Vous pouvez, par exemple, n'équiper que les véhicules utilitaires ou les machines les plus coûteuses, et gérer les autres normalement, sans aucun boîtier.

Cette souplesse vous permet de commencer par la seule gestion de flotte, puis d'ajouter plus tard le GPS aux véhicules pour lesquels cela a du sens, au rythme des besoins et du budget de votre entreprise.

FleetMax propose plusieurs modèles de boîtiers GPS, adaptés à des besoins et à des types de véhicules différents. Les options vont des boîtiers en auto-installation, plus simples et plus souples à poser, aux boîtiers avec lecture des données CAN, qui recueillent des informations plus avancées directement depuis le véhicule : niveau de carburant, kilométrage réel ou régime moteur.

Pour savoir quel boîtier convient le mieux à votre flotte, parlez-en à l'équipe FleetMax : nous vous conseillerons la meilleure solution pour votre cas.

Le logiciel FleetMax, en version web et mobile, fonctionne dans n'importe quel pays : une connexion internet suffit pour gérer votre flotte où que vous soyez.

Quant au service GPS, il est disponible dans tous les pays d'Europe. Au Portugal, nous assurons l'installation des boîtiers par des techniciens spécialisés. Dans les autres pays européens, nous proposons des boîtiers en auto-installation ou l'envoi du matériel avec installation à la charge du client. Pour une utilisation hors d'Europe, contactez l'équipe FleetMax afin que nous évaluions la disponibilité du service.

Au Portugal, FleetMax prend en charge tout le processus d'installation, du début à la fin :

• Nous échangeons avec vous pour identifier le boîtier idéal pour votre flotte
• Les véhicules sont paramétrés sur la plateforme
• La date et le lieu de l'installation sont planifiés
• Un technicien spécialisé se déplace sur place et installe les boîtiers
• Vous commencez à suivre votre flotte en temps réel

Hors du Portugal, dans les autres pays européens, nous proposons deux alternatives :

• Boîtiers en auto-installation : nous envoyons le matériel avec les instructions pour l'installer de façon autonome, sans assistance technique
• Envoi avec installation à la charge du client : nous expédions le boîtier et l'installation relève du client, qui peut faire appel au technicien local de son choix

Le boîtier GPS est acheté par le client au début du contrat, et la carte SIM est incluse pendant la période d'engagement. Ainsi, à la fin de cette période, le boîtier vous appartient déjà et il est déjà payé.

Si vous souhaitez poursuivre avec FleetMax, il suffit de renouveler l'accès à la plateforme et l'abonnement de la carte SIM, sans repayer le matériel. Si vous préférez résilier le service, le boîtier reste en votre possession et vous pouvez l'utiliser comme bon vous semble, y compris avec un autre service de géolocalisation compatible : il suffit de changer la carte SIM.

Le boîtier GPS peut être transféré d'un véhicule à un autre chaque fois que nécessaire, par exemple en cas d'accident, de vente ou de remplacement d'un véhicule. Vous ne perdez donc pas votre investissement matériel lorsqu'un véhicule quitte la flotte.

S'il s'agit d'un boîtier en auto-installation, vous pouvez effectuer le changement vous-même, sans faire appel à un technicien. Dans les autres cas, il suffit de contacter l'équipe FleetMax pour planifier le transfert avec un technicien et mettre à jour l'association sur la plateforme.

Oui. FleetMax a été développé en conformité avec le RGPD et intègre des fonctionnalités dédiées à la gestion de la confidentialité, qui vous permettent de tirer toute la valeur opérationnelle du GPS tout en respectant la vie privée de vos collaborateurs :

• Mode confidentialité : suspend la collecte de localisation d'un actif pendant les périodes privées, ou conserve les données du véhicule sans les associer au conducteur.
• Planification automatique : programme des plages de confidentialité en dehors des heures de travail (de 18h à 9h, par exemple), le week-end ou à des dates précises, sans intervention manuelle.
• Anonymisation et suppression des données : anonymise les données d'un conducteur ou supprime celles d'un véhicule sur une période définie, en réponse au droit à l'effacement prévu par le RGPD.
• Historique et audit : toutes les modifications, anonymisations et suppressions sont enregistrées (qui, quand, état précédent et nouvel état).

FleetMax permet en outre de gérer les accès et les informations visibles par chaque collaborateur, n'utilise pas les données des clients à des fins étrangères au service et ne les partage pas avec des tiers. Nous recommandons également d'informer préalablement les conducteurs, par une documentation formelle, que les véhicules sont géolocalisés.

Dans FleetMax, les données de localisation et de trajets restent disponibles pendant 12 mois. Durant cette période, vous pouvez consulter à tout moment les parcours effectués par chaque véhicule, avec les durées, les vitesses et les arrêts, que ce soit pour analyser l'activité de la flotte, éclaircir un incident ou justifier des déplacements auprès de clients.

Les géofences sont des zones géographiques que vous tracez sur la carte autour des lieux importants pour votre activité : chantiers, clients, entrepôts ou installations. Chaque fois qu'un véhicule entre dans ces zones ou en sort, FleetMax enregistre l'événement et peut envoyer une alerte automatique.

En pratique, les géofences vous aident à savoir combien de temps chaque véhicule a passé sur un chantier ou chez un client, à confirmer les visites et les déplacements, et à répartir automatiquement les coûts par centre de coûts selon les zones visitées. Elles contribuent aussi à la sécurité de la flotte, en permettant de détecter des mouvements hors des zones autorisées ou des usages abusifs des véhicules.

Avec le GPS FleetMax, vous pouvez configurer plusieurs alertes automatiques qui vous préviennent lorsqu'une situation notable survient dans la flotte :

• Excès de vitesse : lorsqu'un véhicule dépasse la limite définie
• Entrée et sortie de géofence : lorsqu'un véhicule entre dans une zone délimitée sur la carte ou en sort
• Utilisation hors horaires de travail : lorsqu'un véhicule circule en dehors des horaires prévus, le week-end ou sur des périodes non autorisées
• Véhicule remorqué : lorsqu'il est détecté que le véhicule est déplacé sans être conduit
• Boîtier déconnecté : lorsque le boîtier GPS est débranché ou retiré du véhicule

Ces alertes vous aident à agir à temps, renforcent la sécurité de la flotte et permettent de détecter rapidement les situations à risque ou les usages abusifs des véhicules.

FleetMax évalue le style de conduite à chaque trajet en analysant des comportements tels que les accélérations brusques, les freinages agressifs et les excès de vitesse. Sur la base de ces facteurs, il attribue à chaque trajet une note qui reflète la qualité et la sécurité de la conduite.

En suivant cette analyse dans le temps, vous identifiez les conducteurs à la conduite la plus agressive, vous intervenez auprès de ceux qui en ont besoin et vous encouragez une conduite plus efficiente. Concrètement, une conduite plus souple se traduit par une consommation de carburant réduite, une usure moindre des véhicules et une meilleure sécurité pour les conducteurs.

FleetMax associe automatiquement chaque trajet à son conducteur, en croisant les données de localisation GPS avec l'information sur la personne qui utilisait le véhicule. L'identification du conducteur peut se faire de trois façons :

• Réservation planifiée : le conducteur qui a réservé le véhicule dans le calendrier pour cette période
• Saisie manuelle du trajet : le conducteur enregistre son utilisation directement dans l'application mobile
• Clé iButton (en option) : le conducteur s'identifie physiquement au démarrage

Lorsqu'une identification par iButton existe, c'est toujours elle qui prime, car elle est la plus fiable. Vous savez ainsi plus précisément qui a conduit chaque véhicule et quand, ce qui permet d'attribuer clairement les responsabilités, par exemple en cas d'amendes, d'excès de vitesse ou de dommages.

Dans FleetMax, la réservation d'un actif partagé suit un processus simple, en trois étapes :

• Demande de réservation : le collaborateur envoie sa demande, depuis l'application mobile ou la version web, pour les dates souhaitées
• Validation du responsable : le gestionnaire de flotte reçoit la demande, l'approuve ou la refuse, et attribue l'actif le plus adapté
• Confirmation automatique : le collaborateur est informé de la décision et, en cas d'approbation, reçoit les détails de l'actif attribué

Tout le processus est enregistré, ce qui permet de savoir à tout moment quels actifs sont réservés, par qui et pour quand.

Oui. Les collaborateurs peuvent envoyer leurs demandes de réservation directement depuis l'application mobile FleetMax, disponible pour Android et iOS, ou depuis la version web, sans passer par un intermédiaire. La réservation se fait en quelques secondes, où que l'on soit.

L'application mobile est particulièrement pratique pour les personnes sur le terrain : elles peuvent demander un véhicule, consulter leurs réservations et accéder aux détails de l'actif attribué depuis leur téléphone.

Oui, un circuit d'approbation existe. Le gestionnaire de flotte reçoit chaque demande de réservation et peut l'approuver ou la refuser, en attribuant l'actif le plus adapté. Le gestionnaire comme le collaborateur sont informés de l'état de la réservation, et vous pouvez définir, via les profils utilisateur, qui a le droit d'approuver les réservations.

FleetMax permet aussi de fonctionner sans circuit d'approbation, en laissant les conducteurs réserver les actifs directement, sans validation préalable. Vous choisissez le modèle qui convient le mieux à votre organisation, et l'équipe FleetMax vous aide à paramétrer le compte en conséquence.

Oui. FleetMax bloque automatiquement les chevauchements et empêche qu'un même actif soit réservé par plusieurs personnes sur la même période. Dès qu'un véhicule ou une machine est réservé pour certaines dates, il n'apparaît plus comme disponible sur cet intervalle, ce qui élimine les conflits et évite que deux collaborateurs comptent sur le même actif au même moment.

Marquez le véhicule comme immobilisé dans FleetMax, qu'il s'agisse d'une panne, d'un entretien ou de tout autre motif. Tant qu'il est dans cet état, l'actif est automatiquement indisponible à la réservation : les collaborateurs ne peuvent donc réserver que des véhicules opérationnels.

Vous évitez ainsi que quelqu'un compte sur un véhicule qui n'est finalement pas disponible, et vous pouvez indiquer un véhicule de remplacement pour la période d'immobilisation, afin d'assurer la continuité de l'activité.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez filtrer par dates et voir rapidement quels actifs sont disponibles sur la période souhaitée, afin de choisir le plus adapté à chaque besoin. Comme les véhicules déjà réservés ou immobilisés n'apparaissent pas comme disponibles, vous avez toujours la certitude de réserver un actif réellement libre à ces dates.

Oui. Via les profils utilisateur, vous contrôlez qui a accès au système de réservation et quels actifs chaque collaborateur peut voir et réserver. Vous pouvez par exemple limiter un utilisateur à la réservation de certains véhicules seulement.

Pour des règles plus spécifiques, l'équipe FleetMax peut vous aider à évaluer et à paramétrer des solutions adaptées à votre organisation.

Le contrôle est intégré à la saisie du trajet dans l'application mobile FleetMax. Au moment de prendre le véhicule et de démarrer le trajet, le conducteur peut noter l'état dans lequel il le trouve : saleté, panne, nouvelle rayure ou voyant moteur allumé.

L'état du véhicule au moment de la prise est ainsi toujours consigné, ce qui aide à responsabiliser les conducteurs pour les dommages causés pendant l'utilisation et à conserver une vision claire de l'état de chaque actif dans le temps.

Si vous souhaitez une vérification plus structurée, l'équipe FleetMax peut configurer des champs personnalisés et créer une liste de contrôle adaptée aux points que votre entreprise veut voir systématiquement vérifiés.

Oui. FleetMax conserve un registre numérique de toutes les utilisations de chaque actif, ce qui permet de toujours savoir qui a conduit quoi et quand. Vous pouvez consulter l'historique des réservations et des trajets de chaque véhicule, avec les dates, les conducteurs et les observations enregistrées à chaque utilisation.

Si un GPS est installé, cet historique est encore plus complet : chaque trajet est automatiquement associé à son conducteur, ce qui vous donne une vision détaillée de toute l'activité de la flotte.