Questions Fréquentes

FleetMax est un logiciel de gestion de flotte qui permet de contrôler les véhicules et les machines. Il centralise les actifs, les dépenses, les maintenances, les contrats, la localisation GPS et les réservations des actifs partagés. Il remplace les feuilles Excel dispersées par un système organisé, accessible via navigateur ou application mobile.

FleetMax est développé par SparkleIT | Information Technologies, une entreprise fondée en 2014 avec la mission de créer des solutions numériques qui aident les entreprises à optimiser leurs processus. SparkleIT a son siège à Viana do Castelo, dans le nord du Portugal.

FleetMax est destiné aux entreprises de toutes tailles, des PME aux grandes organisations, qui possèdent des véhicules ou des machines à gérer. Le logiciel s'adapte à divers secteurs d'activité, tels que :

• Transport et logistique
• Construction
• Services techniques et réparations
• Nettoyage et facilities
• Soins à domicile
• Commerce et distribution

C'est une solution évolutive, capable de répondre aux besoins les plus basiques comme aux opérations les plus complexes, accompagnant la croissance de votre entreprise.

FleetMax permet de gérer une grande variété de véhicules et de machines, notamment :

• Véhicules légers et utilitaires
• Motos
• Camions et fourgons
• Tracteurs et machines agricoles
• Machines de construction
• Remorques et semi-remorques
• Autres équipements motorisés

Pour chaque actif, vous pouvez centraliser toutes les informations pertinentes : documents, contrats, dépenses, maintenances, attribution de conducteurs et localisation GPS.

Oui, FleetMax fonctionne de manière totalement indépendante du GPS. Le logiciel permet de gérer toute votre flotte sans dispositifs de localisation, y compris l'enregistrement des véhicules et machines, le contrôle des dépenses et du carburant, la gestion des maintenances, contrats et documents, les réservations et l'attribution de conducteurs, et les alertes / rappels automatisés.

La localisation GPS est optionnelle et peut être activée uniquement sur les actifs que vous souhaitez — il n'est pas nécessaire d'équiper toute la flotte de dispositifs de géolocalisation.

FleetMax est disponible en deux versions :

• Version Web : accessible depuis n'importe quel navigateur, sur ordinateur, tablette ou smartphone
• Application mobile : disponible pour les appareils Android (Play Store) et iOS (App Store)

Les deux versions sont synchronisées, vous permettant de gérer votre flotte depuis n'importe où et n'importe quel appareil.

Non. La version Web de FleetMax fonctionne directement dans le navigateur, sans installation nécessaire. Il suffit d'avoir une connexion internet et d'accéder à la plateforme. Pour la version mobile, il vous suffit de télécharger l'application sur le Play Store (Android) ou l'App Store (iOS).

Chez FleetMax, nous privilégions la proximité avec le client. C'est pourquoi nous offrons un support technique par téléphone et email, avec un contact direct avec le gestionnaire de compte qui vous est attribué — sans chatbots ni intermédiaires.

Le système comprend plusieurs profils d'utilisateur prédéfinis, chacun avec différents niveaux de permissions et d'accès aux fonctionnalités et informations. Cette structure permet de contrôler facilement qui peut voir, modifier ou gérer certaines données de la flotte, garantissant une plus grande sécurité et organisation.

Si votre entreprise a des besoins spécifiques, notre équipe peut évaluer la personnalisation des règles d'accès pour s'adapter à votre structure interne.

FleetMax permet l'exportation de données au format Excel, facilitant l'importation des informations dans d'autres systèmes. Pour les intégrations via API avec d'autres systèmes, notre équipe devra évaluer les besoins spécifiques et présenter une proposition avec des coûts ajustés à la complexité du projet.

La plateforme permet de créer une fiche complète pour chaque actif, où vous pouvez enregistrer des données telles que le segment, la marque, le modèle, l'immatriculation, les dates, l'état, la couleur, la cylindrée et la photo. Vous pouvez également définir le conducteur associé, la disponibilité pour la réservation, l'agence ou le département, et l'objectif mensuel de kilomètres.

De plus, vous pouvez enregistrer des informations sur le carburant (type, consommation de référence et carte), associer des dispositifs de localisation GPS et joindre des documents techniques pertinents tels que des fiches techniques, manuels ou certificats.

Oui, FleetMax propose des champs personnalisables qui permettent d'ajouter des informations techniques pertinentes pour chaque actif de votre flotte. Si vous avez besoin d'autres types de champs plus spécifiques, il suffit de contacter l'équipe FleetMax pour que nous évaluions la possibilité de les ajouter.

Oui, FleetMax permet les deux options. Vous pouvez attribuer un conducteur fixe à chaque véhicule ou machine, et également définir quels actifs sont disponibles pour la réservation par d'autres collaborateurs. De cette façon, vous pouvez gérer aussi bien des véhicules à usage exclusif que des véhicules partagés, en vous adaptant à la réalité de votre entreprise.

Les check-ups de vérification sont des inspections périodiques ou ponctuelles qui permettent d'évaluer l'état de chaque véhicule de votre flotte. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez vérifier des éléments tels que les phares, les pneus, les niveaux d'huile, entre autres, aidant à détecter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

FleetMax permet de documenter chaque vérification avec des notes et des photos, et de maintenir un historique complet des check-ups par véhicule. Si vous souhaitez créer des fiches de contrôle personnalisées, il suffit de contacter l'équipe FleetMax.

Lorsqu'un véhicule ou une machine est en panne ou à l'atelier, vous pouvez le marquer comme immobilisé dans FleetMax. Ainsi, l'actif devient automatiquement indisponible pour la réservation, évitant que les collaborateurs comptent sur un véhicule qui n'est pas opérationnel.

Vous pouvez également indiquer quel véhicule de remplacement sera utilisé pendant la période d'immobilisation, en maintenant un historique complet de toutes les occurrences et remplacements.

Oui, FleetMax permet de centraliser tous les contrats et documents de chaque véhicule en un seul endroit, y compris les contrats d'achat ou de location (leasing, renting), les contrats de maintenance et les polices d'assurance. Vous pouvez également configurer des alertes / rappels automatiques pour être notifié avant la fin de chaque contrat, garantissant du temps pour renouveler ou renégocier les conditions.

FleetMax calcule automatiquement divers indicateurs pour chaque véhicule. Parmi les principaux KPIs disponibles, on trouve :

• Consommation moyenne (l/100km)
• Coût par kilomètre (EUR/km)
• Coût mensuel moyen (EUR)
• TCO - Coût Total de Possession (EUR)

Ces indicateurs et d'autres sont mis à jour sur la base des registres de dépenses, de ravitaillement, de contrats et de kilomètres, offrant une vision claire de la performance et de la rentabilité de chaque actif.

Vous pouvez enregistrer divers types de dépenses associées à votre flotte, tels que le carburant, les péages, les lavages, les amendes et les maintenances. Vous pouvez également créer des catégories personnalisées pour organiser les dépenses spécifiques à votre activité, afin d'avoir une vision claire du poids de chaque type dans le budget.

Oui, vous pouvez importer des dépenses directement à partir des fichiers Excel de vos fournisseurs (stations-service, péages, etc.). FleetMax permet de mapper les colonnes du fichier et associe automatiquement les dépenses aux véhicules respectifs, économisant du temps et évitant les erreurs de saisie manuelle.

Vous pouvez créer des centres de coûts pour des chantiers, projets ou clients. Avec le service GPS actif, il est possible de dessiner des géofences sur la carte et le système enregistre automatiquement le temps et les kilomètres chaque fois qu'un véhicule entre dans ces zones. Les dépenses sont ensuite automatiquement distribuées entre les centres de coûts sur la base de ces données. Alternativement, la distribution des dépenses entre les centres de coûts peut également être effectuée manuellement.

Oui, vous pouvez associer la carte flotte à chaque véhicule dans FleetMax. À la fin du mois, il suffit d'importer le fichier Excel du fournisseur et les dépenses sont automatiquement associées aux véhicules respectifs.

Oui. Lorsque les conducteurs paient des dépenses de leur propre poche (carburant, stationnement, lavages, etc.), ils peuvent soumettre des demandes de remboursement via l'application mobile. Les gestionnaires de flotte reçoivent les demandes et peuvent approuver ou rejeter chacune d'entre elles. Après l'approbation, ils peuvent également indiquer quand le remboursement a été effectué, conservant un historique complet de toutes les soumissions et paiements.

Oui, vous pouvez joindre des documents (factures, reçus, justificatifs) à chaque dépense enregistrée. De cette façon, vous avez toujours les documents organisés et accessibles quand vous en avez besoin.

FleetMax propose des tableaux de bord avec des résumés pertinents des dépenses et des listes détaillées avec des filtres, des totaux et des moyennes pour une analyse approfondie. Vous pouvez filtrer par véhicule, conducteur, période ou type de dépense, et exporter les données vers Excel pour une analyse supplémentaire ou une intégration avec d'autres systèmes.

FleetMax permet d'analyser les tendances et les modèles de consommation, facilitant l'identification des dépenses inhabituelles. Vous pouvez comparer les coûts entre véhicules et machines pour détecter les anomalies et savoir où agir en priorité.

La maintenance préventive est planifiée à l'avance (ex. : révisions périodiques, vidanges) pour éviter les pannes et prolonger la durée de vie des véhicules. La maintenance corrective est enregistrée lorsqu'une panne ou un problème inattendu survient et nécessite une réparation. FleetMax permet de gérer les deux types, en maintenant un historique complet de toutes les interventions.

FleetMax permet de programmer des maintenances préventives pour chaque véhicule ou machine. Vous pouvez configurer les révisions techniques obligatoires, les vidanges, le remplacement des pneus et d'autres interventions, en définissant quand elles doivent se produire en fonction du kilométrage accumulé ou de la périodicité temporelle.

Vous pouvez configurer des alertes / rappels personnalisés par kilomètres restants ou jours avant la maintenance. FleetMax envoie des notifications anticipées pour que vous puissiez préparer les ressources, coordonner les équipes et minimiser le temps d'arrêt des véhicules.

Oui, vous pouvez désigner un responsable pour amener le véhicule en maintenance. FleetMax notifie automatiquement cette personne, garantissant une visibilité totale sur qui est en charge de chaque intervention.

Oui, FleetMax maintient un historique détaillé de toutes les maintenances effectuées, y compris les dates, les coûts, les types d'intervention, les pièces remplacées et les observations. Ces informations sont utiles pour les audits et l'analyse des coûts cumulés par véhicule.

Oui, vous pouvez joindre des factures et des documents à chaque maintenance et enregistrer tous les coûts associés. Les factures peuvent également être envoyées automatiquement par email aux adresses définies (ex. : comptabilité).

FleetMax permet d'associer des contrats de maintenance à chaque véhicule. Ainsi, les maintenances effectuées sont liées au contrat correspondant, facilitant le contrôle des coûts et le respect des conditions contractuelles.

FleetMax permet de gérer tous les types de contrats associés à votre flotte :

• Contrats d'achat, de renting et de leasing : avec contrôle des délais, des valeurs et des kilomètres contractés
• Contrats de maintenance : avec définition des services inclus
• Contrats d'assurance : avec enregistrement des couvertures et historique des sinistres

Oui, FleetMax permet de configurer des alertes / rappels automatiques avant la fin de chaque contrat, vous permettant de préparer le renouvellement ou de renégocier les conditions à l'avance. Vous pouvez configurer le délai des alertes / rappels pour garantir suffisamment de temps pour agir.

Oui, FleetMax calcule automatiquement la projection de kilomètres jusqu'à la fin du contrat, sur la base de l'historique d'utilisation de chaque véhicule. Cette fonctionnalité permet d'anticiper si vous allez dépasser la limite contractée.

Sur la base de la projection de kilomètres et du tarif par km en excès défini dans le contrat, FleetMax calcule automatiquement le coût estimé que vous pourriez avoir à payer à la fin du contrat. Ainsi, vous pouvez prendre des décisions anticipées pour éviter des coûts imprévus.

Oui, vous pouvez associer des contrats de maintenance aux contrats de renting ou de leasing. Ainsi, vous pouvez facilement vérifier quels services sont inclus et maintenir le lien entre les maintenances effectuées et les contrats respectifs.

FleetMax permet d'enregistrer toutes les polices d'assurance de chaque véhicule, y compris les couvertures souscrites (responsabilité civile, dommages propres, vol, assistance routière, etc.). Vous pouvez également maintenir un historique complet des accidents et sinistres associés à chaque véhicule.

Oui, vous pouvez joindre des documents à chaque contrat, tels que des contrats signés, des conditions générales, des polices et des factures. Toute la documentation est centralisée et accessible chaque fois que vous en avez besoin.

Avec le service GPS de FleetMax, vous avez accès à :

• Localisation en temps réel de tous les véhicules
• Historique des itinéraires avec parcours, temps, vitesse et arrêts
• Analyse d'éco-conduite pour évaluer le style de conduite
• Alertes intelligentes (excès de vitesse, utilisation en dehors des heures, etc.)
• Géofences personnalisés pour surveiller les entrées et sorties de zones
• Lecture de données CAN (optionnel) : niveau de carburant, RPM, entre autres
• Identification du conducteur (optionnel) : via clé iButton
• Immobilisation à distance (optionnel) : blocage du démarrage du véhicule

Non. FleetMax fonctionne de manière totalement indépendante du GPS — la plupart des fonctionnalités ne nécessitent pas de dispositifs de localisation. Vous pouvez utiliser le logiciel pour gérer toute votre flotte sans aucun GPS installé. Si vous souhaitez surveiller la localisation, le GPS est optionnel et peut être installé uniquement sur les véhicules que vous souhaitez, sans nécessité d'équiper toute la flotte.

FleetMax propose plusieurs modèles de dispositifs GPS, des dispositifs auto-installables pour plus de flexibilité, aux dispositifs avec lecture CAN pour une collecte de données véhicule plus avancée. Pour savoir quel dispositif est le mieux adapté à vos besoins, parlez avec l'équipe FleetMax et nous vous conseillerons la meilleure solution pour votre flotte.

Le service GPS de FleetMax est disponible dans tous les pays européens. Actuellement, l'installation par des techniciens spécialisés est assurée au Portugal. Pour les autres pays, nous proposons l'envoi de dispositifs auto-installables ou l'envoi de l'équipement avec installation à la charge du client. Pour une utilisation en dehors de l'Europe, contactez l'équipe FleetMax afin que nous puissions évaluer la disponibilité du service.

Au Portugal, nous assurons l'ensemble du processus d'installation :

• Contactez-nous pour identifier le dispositif idéal
• Les véhicules sont configurés dans FleetMax
• Planifiez la date et le lieu de l'installation
• Un technicien spécialisé se déplace sur place et installe les dispositifs
• Commencez à surveiller votre flotte en temps réel

Hors du Portugal, nous proposons deux options :

• Dispositifs auto-installables — nous envoyons l'équipement avec les instructions pour que vous puissiez effectuer l'installation de manière autonome, sans assistance technique.
• Envoi du dispositif avec installation à la charge du client — nous envoyons le dispositif et l'installation est à la responsabilité du client, qui peut faire appel à un technicien local de son choix.

Le dispositif GPS est acquis par le client lors de la signature du contrat. Lorsque la période d'engagement se termine, ceux qui souhaitent continuer avec FleetMax n'ont qu'à renouveler l'accès à la plateforme — le dispositif est déjà payé. Si vous souhaitez annuler le service, le dispositif vous appartient et vous pouvez l'utiliser comme vous le souhaitez, y compris avec un autre service de suivi (si compatible), en remplaçant simplement la carte SIM.

Le dispositif GPS peut être transféré vers un autre véhicule à tout moment. Il suffit de contacter l'équipe FleetMax pour planifier l'échange du dispositif avec un technicien (si nécessaire) et effectuer les modifications sur la plateforme.

Oui, FleetMax a été développé en conformité avec le RGPD. La plateforme permet de gérer les accès et les informations visibles par chaque collaborateur, garantissant que chaque utilisateur n'accède qu'aux données nécessaires. FleetMax n'utilise pas les données des clients à des fins autres que celles strictement nécessaires au fonctionnement du service, et ne partage pas les données avec des tiers.

Il est également recommandé d'informer les conducteurs de la géolocalisation des véhicules par le biais d'une documentation formelle.

Les données GPS sont conservées pendant une période de 12 mois, permettant l'accès à l'historique de localisation et des trajets des véhicules durant cette période.

Les géofences sont des zones géographiques que vous pouvez dessiner sur la carte. Chaque fois qu'un véhicule entre ou sort de ces zones, le système enregistre l'événement et peut envoyer des alertes automatiques. C'est utile pour surveiller les visites chez les clients, les chantiers, les entrepôts ou d'autres localisations pertinentes. Cela contribue également à la sécurité de la flotte, permettant de détecter les déplacements en dehors des zones autorisées ou l'utilisation abusive des véhicules.

Vous pouvez configurer diverses alertes dans FleetMax, notamment :

• Excès de vitesse
• Entrée et sortie de géofences
• Utilisation en dehors des heures de travail

FleetMax évalue le style de conduite de chaque conducteur, en analysant des facteurs tels que les accélérations brusques, les freinages et la vitesse. Sur la base de cette analyse, une note est attribuée à chaque trajet qui reflète la qualité de la conduite. Cette fonctionnalité aide à réduire la consommation de carburant et à augmenter la sécurité de la flotte et des conducteurs.

La lecture CAN permet d'accéder aux données directement depuis le réseau électronique du véhicule, captant des informations en temps réel sur son fonctionnement, telles que :

• Niveau de carburant
• RPM du moteur
• Kilomètres réels (odomètre)
• Autres données techniques

Cette fonctionnalité nécessite un dispositif GPS avec lecture CAN et une compatibilité avec le véhicule.

Avec la fonctionnalité optionnelle d'identification du conducteur, chaque conducteur utilise une clé iButton pour s'identifier au moment de commencer à conduire. Ainsi, chaque trajet est associé au conducteur qui l'a effectué.

Oui, avec la fonctionnalité optionnelle d'immobilisation à distance, vous pouvez bloquer le démarrage du véhicule à distance via FleetMax. Cette fonctionnalité nécessite une installation spécifique et permet d'augmenter la sécurité de la flotte en cas de vol ou d'utilisation abusive.

Le système de réservation suit un processus simple en 3 étapes :

• Demande de réservation : Le collaborateur soumet la demande via l'App ou la version Web pour les dates souhaitées
• Validation du responsable : Le gestionnaire de flotte reçoit la demande, valide ou refuse, et attribue le véhicule le plus adapté
• Notification automatique : Le collaborateur est informé de l'approbation et reçoit les détails du véhicule attribué

Oui, les collaborateurs peuvent soumettre des demandes de réservation via l'application mobile (iOS et Android) ou le portail Web, sans besoin d'intermédiaires. La réservation se fait en quelques secondes.

Oui, il existe un flux d'approbation. Le gestionnaire de flotte reçoit les demandes de réservation et peut approuver ou refuser chaque demande. Lors de l'approbation, il attribue le véhicule le plus adapté au collaborateur. Les deux parties sont automatiquement notifiées de l'état de la réservation.

Grâce à la gestion des profils utilisateurs, vous pouvez définir qui a les permissions d'approuver les réservations. Il est également possible d'utiliser le système de réservation sans flux d'approbation, permettant aux conducteurs de réserver les actifs directement sans validation nécessaire. Contactez l'équipe FleetMax pour configurer le compte avec le système qui convient le mieux à votre organisation.

Oui, FleetMax bloque automatiquement les chevauchements, empêchant qu'un même véhicule soit réservé par plus d'une personne pour la même période. Cela élimine les conflits et garantit une gestion efficace des actifs partagés.

Vous pouvez marquer le véhicule comme immobilisé (en panne ou en maintenance) dans FleetMax. Les véhicules immobilisés deviennent automatiquement indisponibles pour la réservation, garantissant que l'équipe ne peut réserver que des actifs opérationnels.

Oui, FleetMax permet de filtrer par dates et de visualiser quels véhicules sont disponibles dans la période souhaitée.

FleetMax permet de gérer les permissions d'accès à travers différents profils utilisateurs. Vous pouvez contrôler qui a accès au système de réservation et définir quels actifs chaque utilisateur peut voir. Pour des règles plus spécifiques, contactez l'équipe FleetMax pour évaluer des solutions personnalisées.

Grâce à la fonctionnalité d'inspections de FleetMax, le collaborateur peut effectuer un check-up rapide de l'état du véhicule avant et/ou après l'utilisation, via l'App. Il permet d'enregistrer :

• État extérieur du véhicule
• État de l'intérieur et propreté
• Niveau de carburant
• Enregistrement photographique des dommages

Cette fonctionnalité garantit que les véhicules sont rendus en bon état, responsabilise les conducteurs et contribue à l'augmentation de la durée de vie des véhicules.

Oui, FleetMax maintient un registre numérique complet de toutes les utilisations, permettant de savoir « qui a conduit quoi et quand ». Vous pouvez consulter l'historique des réservations par véhicule et, si le GPS est installé, également l'historique des trajets effectués.

Remplissez le formulaire de contact sur notre site. Nous vous contacterons rapidement pour planifier une conversation, comprendre vos besoins et la réalité de votre organisation, et présenter une proposition adaptée.

Oui, vous pouvez demander un essai gratuit. Remplissez le formulaire de contact en indiquant que vous souhaitez essayer FleetMax et nous vous contacterons pour donner suite à votre demande.