Réservations de véhicules partagés: Zéro conflit, autonomie totale.
Donnez de l'autonomie à votre équipe et éliminez les conflits dans le partage de véhicules. Avec une vision claire de la disponibilité, les réservations deviennent automatiques et sécurisées, évitant les chevauchements et facilitant la coordination interne.
Comment fonctionne la réservation de véhicules de la flotte ?
De la demande de réservation à l'approbation, tout se passe rapidement et en toute transparence.
Demande de réservation
Le collaborateur accède à l'App ou à la version Web et soumet la demande de réservation pour les dates souhaitées.
Validation du responsable
Le gestionnaire de flotte reçoit la demande, valide ou refuse, et attribue le véhicule le plus adapté au collaborateur.
Notification automatique
Le collaborateur est alerté de l'approbation et reçoit tous les détails du véhicule qui lui a été attribué.
Système de réservation de véhicules conçu pour les équipes.
Autonomie via App et Web
Permettez aux collaborateurs de faire des demandes de réservation de véhicules et d'actifs partagés en secondes via smartphone ou ordinateur, sans besoin d'intermédiaires.
- Accès via App iOS et Android
- Accès via portail Web
- Alertes d'approbation des réservations
Prévention des conflits et indisponibilités
Le système empêche automatiquement les planifications en double (chevauchements) et permet l'immobilisation des véhicules en panne, garantissant que l'équipe ne réserve que des actifs opérationnels.
- Blocage automatique des chevauchements
- Immobilisation des véhicules en panne
- Visibilité de l'état de chaque véhicule
Contrôle digital et responsabilisation
Assurez-vous que les véhicules sont livrés en bon état au prochain collègue. L'App permet d'effectuer un contrôle rapide avant le trajet, enregistrant les dommages et générant des alertes automatiques d'interventions à réaliser.
- Vérification de l'état du véhicule
- Registre photographique des dommages
- Alertes automatiques d'interventions
Historique d'utilisation
Sachez toujours "qui a conduit quoi et quand". Maintenez un registre numérique complet de toutes les utilisations passées, avec une traçabilité et une transparence totales.
- Historique complet par véhicule
- Historique des trajets
- Historique des modifications de réservations
Pourquoi digitaliser les réservations de véhicules de votre flotte ?
Un système de réservation organisé élimine les conflits, réduit les temps morts et donne de l'autonomie aux équipes.
Zéro Conflits
Chaque véhicule a un calendrier clair. Tout le monde sait ce qui est disponible et quand.
Meilleure Utilisation de la Flotte
Répartissez la demande de manière équilibrée et tirez le meilleur parti de vos actifs.
Autonomie des Équipes
Les collaborateurs demandent, les gestionnaires approuvent en un clic. Moins d'appels, moins d'emails.
Traçabilité Totale
Sachez qui a utilisé chaque véhicule, quand et pourquoi. Historique toujours accessible.
FAQ
Questions fréquentes sur la réservation de véhicules partagés.
Existe-t-il un circuit d'approbation des réservations ? Qui approuve et comment est-il notifié ?
Oui, un circuit d'approbation existe. Le gestionnaire de flotte reçoit chaque demande de réservation et peut l'approuver ou la refuser, en attribuant l'actif le plus adapté. Le gestionnaire comme le collaborateur sont informés de l'état de la réservation, et vous pouvez définir, via les profils utilisateur, qui a le droit d'approuver les réservations.
FleetMax permet aussi de fonctionner sans circuit d'approbation, en laissant les conducteurs réserver les actifs directement, sans validation préalable. Vous choisissez le modèle qui convient le mieux à votre organisation, et l'équipe FleetMax vous aide à paramétrer le compte en conséquence.
Le système empêche-t-il automatiquement les doublons ou les chevauchements de réservation ?
Oui. FleetMax bloque automatiquement les chevauchements et empêche qu'un même actif soit réservé par plusieurs personnes sur la même période. Dès qu'un véhicule ou une machine est réservé pour certaines dates, il n'apparaît plus comme disponible sur cet intervalle, ce qui élimine les conflits et évite que deux collaborateurs comptent sur le même actif au même moment.
Comment éviter qu'un véhicule en entretien ou en panne soit réservé ?
Marquez le véhicule comme immobilisé dans FleetMax, qu'il s'agisse d'une panne, d'un entretien ou de tout autre motif. Tant qu'il est dans cet état, l'actif est automatiquement indisponible à la réservation : les collaborateurs ne peuvent donc réserver que des véhicules opérationnels.
Vous évitez ainsi que quelqu'un compte sur un véhicule qui n'est finalement pas disponible, et vous pouvez indiquer un véhicule de remplacement pour la période d'immobilisation, afin d'assurer la continuité de l'activité.
Puis-je voir la disponibilité des véhicules par dates et choisir le plus adapté ?
Oui. Dans FleetMax, vous pouvez filtrer par dates et voir rapidement quels actifs sont disponibles sur la période souhaitée, afin de choisir le plus adapté à chaque besoin. Comme les véhicules déjà réservés ou immobilisés n'apparaissent pas comme disponibles, vous avez toujours la certitude de réserver un actif réellement libre à ces dates.
Puis-je définir des règles d'utilisation (qui peut réserver quoi) ?
Oui. Via les profils utilisateur, vous contrôlez qui a accès au système de réservation et quels actifs chaque collaborateur peut voir et réserver. Vous pouvez par exemple limiter un utilisateur à la réservation de certains véhicules seulement.
Pour des règles plus spécifiques, l'équipe FleetMax peut vous aider à évaluer et à paramétrer des solutions adaptées à votre organisation.
Qu'est-ce que le contrôle numérique à la prise du véhicule ?
Le contrôle est intégré à la saisie du trajet dans l'application mobile FleetMax. Au moment de prendre le véhicule et de démarrer le trajet, le conducteur peut noter l'état dans lequel il le trouve : saleté, panne, nouvelle rayure ou voyant moteur allumé.
L'état du véhicule au moment de la prise est ainsi toujours consigné, ce qui aide à responsabiliser les conducteurs pour les dommages causés pendant l'utilisation et à conserver une vision claire de l'état de chaque actif dans le temps.
Si vous souhaitez une vérification plus structurée, l'équipe FleetMax peut configurer des champs personnalisés et créer une liste de contrôle adaptée aux points que votre entreprise veut voir systématiquement vérifiés.
Digitalisez les réservations de véhicules de votre flotte.
Découvrez comment FleetMax simplifie la gestion des réservations de véhicules partagés de votre entreprise.