Gestion des contrats: Centralisez les Renting, Leasing et Assurances de votre flotte.

Dans FleetMax, les contrats rattachés à chaque véhicule, qui constituent ses dépenses fixes, sont organisés en trois types :

• Contrats d'acquisition : ils couvrent les différentes façons de détenir ou de financer le véhicule : achat, crédit, location longue durée, leasing ou location flexible
• Contrats d'entretien : relatifs aux prestations d'entretien souscrites, comme les pneus, les révisions ou l'assistance
• Contrats d'assurance : les polices d'assurance du véhicule

Pour chaque contrat, vous pouvez enregistrer les dates de début et de fin, le fournisseur, les montants, le numéro et le statut, ainsi que les documents associés, en gardant toute l'information centralisée et accessible à tout moment.

Oui. Pour chaque contrat, vous pouvez créer un rappel qui vous alerte avant la date de fin, avec le délai de prévenance de votre choix (30, 60 ou 90 jours avant, par exemple). Vous avez ainsi toujours le temps de renouveler, de renégocier ou de clôturer le contrat, sans risque de reconduction tacite indésirable ni de rupture de couverture.

Vous pouvez également définir qui reçoit chaque rappel, en l'adressant à la bonne personne, et le configurer pour qu'il se répète à la fréquence souhaitée jusqu'à une date limite, afin que le sujet ne soit pas oublié tant qu'il n'est pas traité.

Pour une vue d'ensemble, FleetMax regroupe toutes ces alertes dans l'espace Rappels et permet d'ajouter au tableau de bord des widgets qui listent les contrats arrivant bientôt à échéance et ceux déjà expirés, pour une vision immédiate de tout ce qui requiert votre attention.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez joindre à chaque contrat les documents correspondants : le contrat lui-même, les polices, les conditions, les avenants ou les factures, en les gardant liés au contrat et accessibles dès que nécessaire.

Toute la documentation est ainsi organisée et disponible au même endroit, ce qui est particulièrement utile au moment d'un renouvellement, d'une renégociation ou en cas de sinistre ou de réclamation.

Les contrats de location longue durée prévoient généralement un plafond kilométrique contractuel, dont le dépassement peut entraîner des pénalités. FleetMax vous permet donc d'enregistrer le kilométrage contractuel de chaque véhicule et de suivre dans le temps sa comparaison avec les kilomètres réellement parcourus.

Les tableaux de bord affichent le kilométrage actuel par rapport au kilométrage contractuel, la projection de la date à laquelle le plafond sera atteint et les véhicules qui l'ont déjà dépassé (ou sont sur le point de le faire). FleetMax estime en outre le coût supplémentaire à payer si le kilométrage projeté se confirme, ce qui vous permet de connaître, en euros, l'impact du dépassement.

Vous anticipez ainsi les écarts et prenez vos décisions à temps : ajuster l'utilisation d'un véhicule ou renégocier le contrat avant que les pénalités ne se concrétisent.

Oui. Dans FleetMax, vous pouvez enregistrer un contrat d'entretien pour chaque véhicule, en indiquant le fournisseur, le type de prestation couverte (pneus, révisions ou entretien plus complet, par exemple), les dates de validité et le coût associé.

Disposer du contrat d'entretien enregistré vous permet de savoir exactement ce qui est couvert et jusqu'à quand, et de recevoir un rappel avant son expiration. Les interventions réalisées au fil du temps peuvent ensuite être rattachées à ce contrat, ce qui aide à confirmer que les prestations souscrites sont bien assurées.

Lorsqu'un contrat atteint sa date de fin, FleetMax le signale comme expiré tout en le conservant accessible dans l'historique du véhicule. Vous ne perdez donc jamais la trace des conditions, des montants et des documents des contrats antérieurs, ce qui est utile pour consultation, comparaison ou audit.

Si vous avez créé un rappel pour la fin du contrat, vous êtes prévenu à l'avance et disposez du temps nécessaire pour décider de le renouveler, de le remplacer ou de le clôturer. Un contrat ne se termine ainsi jamais sans que vous ayez eu l'occasion d'agir, ce qui évite les reconductions tacites indésirables et les périodes sans couverture.