Gestion des dépenses: Visibilité totale des coûts de votre flotte.

Dans FleetMax, cet espace est consacré aux dépenses variables de la flotte, c'est-à-dire à tous les coûts du quotidien à l'exception des entretiens, qui disposent de leur propre espace. Vous pouvez enregistrer des dépenses telles que :

• Carburant
• Péages et badges de télépéage
• Stationnement
• Lavages et petits achats (essuie-glaces, par exemple)
• Amendes

Vous pouvez également créer des catégories personnalisées pour organiser les dépenses propres à votre activité et voir clairement le poids de chaque type de coût dans le budget de la flotte.

Les dépenses fixes, comme les contrats de leasing, de location longue durée ou d'assurance, sont gérées dans l'espace Contrats, et les interventions dans l'espace Entretiens : chaque type de coût reste ainsi à sa place.

Oui. FleetMax permet d'importer des dépenses en masse à partir des fichiers Excel de vos fournisseurs : stations-service, opérateurs de péage ou cartes carburant. Il suffit de faire correspondre les colonnes du fichier une seule fois, et FleetMax rattache ensuite automatiquement chaque dépense au véhicule correspondant.

Vous gagnez du temps et évitez les erreurs de saisie manuelle, en particulier dans les flottes qui comptent de nombreux pleins et mouvements mensuels.

FleetMax propose des tableaux de bord et des listes détaillées pour analyser les dépenses de votre flotte. Sur les tableaux de bord, vous trouvez des indicateurs comme l'évolution mensuelle des dépenses, la répartition des coûts par type (carburant, péages, amendes, etc.) et le coût par véhicule.

Dans les listes, vous pouvez filtrer les dépenses par véhicule, conducteur, période ou type, avec totaux et moyennes pour une analyse plus poussée. Toutes les données peuvent être exportées vers Excel, pour une analyse complémentaire ou une intégration dans d'autres systèmes.

Au-delà des dépenses variables, FleetMax croise ces données avec les contrats, les entretiens et les kilomètres de chaque véhicule, et calcule des indicateurs globaux comme le coût mensuel moyen, le coût au kilomètre (€/km) et le coût total de possession (TCO). Ces indicateurs font partie des plus de 50 widgets configurables qui vous permettent de composer des tableaux de bord à la mesure des priorités de votre entreprise.

FleetMax propose plusieurs tableaux de bord qui aident à repérer rapidement les coûts inhabituels de votre flotte. On y trouve notamment des classements et des comparateurs :

• Actifs au coût total de possession (TCO) le plus élevé
• Actifs au coût au kilomètre (€/km) le plus élevé
• Actifs aux dépenses les plus élevées
• Conducteurs aux dépenses les plus élevées
• Comparateur de véhicules

Lorsqu'un actif affiche des valeurs très supérieures au reste de la flotte, c'est le signe qu'un problème existe peut-être, du côté des dépenses, des contrats ou des entretiens. À partir de là, une recherche rapide dans FleetMax vous mène à l'origine du coût et vous indique où agir en priorité.

Oui. FleetMax calcule la consommation réelle de chaque véhicule en croisant les litres saisis dans les dépenses de carburant avec les kilomètres parcourus, relevés par GPS ou saisis manuellement lors de l'enregistrement de la dépense.

Chaque fiche véhicule peut comporter une consommation de référence, et FleetMax compare la consommation réelle à cette valeur. Les tableaux de bord mettent en évidence les véhicules dont la consommation dépasse la référence et permettent de comparer les consommations entre actifs.

Vous détectez ainsi facilement les situations anormales — fuites éventuelles, pannes, conduite peu efficiente ou pleins injustifiés — et gardez la main sur l'un des principaux postes de coûts de la flotte.

Oui. FleetMax permet d'exporter les dépenses de la flotte vers Excel, avec des filtres par véhicule, conducteur, période ou type de dépense, ce qui facilite le partage de l'information avec la comptabilité ou son importation dans d'autres systèmes.

Comme vous pouvez joindre les factures et les justificatifs à chaque dépense, la documentation reste organisée et accessible à des fins comptables, sans recherche manuelle de documents éparpillés.